# Importare clienti

> Come creare molte schede cliente in una volta partendo da fogli di calcolo, PDF, documenti Word o foto: caricamento, lettura, revisione con l'originale accanto e inserimento.

Ultimo aggiornamento: 22 ottobre 2026. Fonte: https://narciso.io/docs/importare-clienti/

L'**importazione guidata** serve a creare molte schede cliente in una volta, partendo da file che l'attività ha già: l'elenco clienti di un altro programma in Excel o CSV, moduli cartacei fotografati, schede cliente in PDF o in Word. Il programma legge i file, **prepara le schede e le mostra prima di inserirle**, con il file originale accanto, così si controlla ogni dato e si sceglie quali importare.

> **Attenzione.** Il contenuto dei documenti, dei PDF e delle foto viene letto da un servizio esterno di intelligenza artificiale. Per i fogli di calcolo (Excel, CSV) il servizio riceve soltanto le intestazioni delle colonne e poche righe d'esempio, per capire a quale campo corrisponde ogni colonna; le righe vengono poi lette dal programma. Si caricano solo file per i quali si ha il diritto di farlo. I file sono conservati in un archivio privato e controllati dall'antivirus prima di essere letti.

L'importazione è disponibile a **tutti i ruoli** (Titolare, Responsabile, Operatore).

## Che cosa si può caricare

| Tipo | Formati |
|---|---|
| Fogli di calcolo | CSV, XLSX, XLSM, XLS, ODS |
| Documenti | PDF, DOCX, DOC, ODT, RTF, TXT, MD |
| Foto | JPG, JPEG, PNG, WEBP |

Non c'è un limite alla dimensione dei file. Si possono caricare più file insieme e aggiungerne altri in più volte; il programma li invia a gruppi di 50. I PDF scansionati e le foto vengono letti pagina per pagina.

## I dati che vengono letti

Per ogni cliente il programma cerca questi campi. Quello che non trova nel file resta vuoto: il programma non inventa i dati mancanti.

| Campo | Obbligatorio | Note |
|---|---|---|
| Nome | Sì | |
| Cognome | No | |
| Telefono | Sì | Il numero principale per le chiamate |
| Telefono WhatsApp | No | Solo se nel file è indicato come diverso dal principale |
| Email | No | |
| Codice fiscale | No | Da 11 a 16 caratteri; se ne ha 16 deve avere il carattere di controllo giusto |
| Data di nascita | No | |
| Sesso | No | Uomo, Donna o Unisex; «M»/«maschio» diventa Uomo, «F»/«femmina» diventa Donna |
| Indirizzo | No | Diventa un indirizzo di domicilio del cliente |
| Allergie | No | |
| Note tecniche | No | |
| Note | No | |

**Codice fiscale, data di nascita e sesso.** Se il codice fiscale è valido, il programma ricava da esso la data di nascita e il sesso quando nel file mancano. Se nel file sono presenti ma **non coincidono** con quelli del codice fiscale, la scheda non viene importata e nell'elenco «Da non importare» compare il motivo, per esempio «Data di nascita: … non coincide con quella del codice fiscale».

**Clienti già presenti.** Un cliente che esiste già (stesso telefono, stessa email o stesso codice fiscale di una scheda esistente) **non viene sovrascritto né aggiornato**: quella scheda viene saltata e alla fine se ne legge il motivo.

## Procedura

1. Aprire **Scartoffie ▸ Clienti ▸ Anagrafica**, premere **Aggiungi** e scegliere **Importa esistenti**. Si apre la finestra **Importa da file esistenti** con quattro passi: **Introduzione**, **Caricamento**, **Elaborazione**, **Revisione**.
2. **Introduzione.** Leggere il testo e premere **Avanti**.
3. **Caricamento.** Trascinare i file nel riquadro tratteggiato (diventa azzurro al passaggio) oppure cliccarlo per aprire la scelta file. Sotto compare l'elenco dei file con nome e dimensione; una **X** toglie dall'elenco un file non ancora caricato. **Avanti** resta bloccato finché non c'è almeno un file. Premendo Avanti i file vengono caricati.
4. **Elaborazione.** Ogni file passa dal controllo di sicurezza e poi viene letto. La tabella mostra, per ogni file, lo stato e un'etichetta (vedi sotto). Quando tutti i file hanno finito e almeno uno è pronto, **Avanti** si attiva.
5. **Revisione.** Si controllano le schede lette, si tolgono quelle da non importare e si preme **Inserisci N schede**.
6. A inserimento finito compaiono il numero di schede inserite e, se ce ne sono, quelle non inserite con il motivo. Si chiude con **Chiudi**.

### Gli stati di un file

| Testo nella tabella | Etichetta | Significato |
|---|---|---|
| Controllo di sicurezza | In corso | Il file è in verifica antivirus |
| In coda | In corso | Il file è stato verificato e attende di essere letto |
| Lettura delle colonne e dei dati | In corso | Foglio di calcolo in lettura |
| Lettura del file, Conteggio delle schede nel documento, Estrazione delle schede: n/N | In corso | Documento in lettura; per PDF e foto anche «Lettura con AI: pagina n/N» |
| Pronto: N schede, M da non importare | Pronto | Il file è stato letto e le schede sono pronte per la revisione |
| Il file è stato bloccato dai controlli di sicurezza e non è stato importato. | Bloccato | L'antivirus ha rifiutato il file, che viene eliminato |
| Non è stato possibile verificare il file: riprova più tardi. | Non riuscito | La verifica di sicurezza non si è potuta completare, quindi il file non viene letto |
| Il motivo del problema (per esempio «Nessun foglio è importabile…») | Non riuscito | La lettura non ha prodotto schede importabili |
| Non caricato | Non caricato | Il file non è arrivato al programma; il motivo è nella riga |

Se nessun file produce schede importabili compare l'avviso rosso «Nessun file ha prodotto schede importabili. Controlla i motivi nell'elenco.»

Un foglio senza righe di dati, o con le sole intestazioni, non è importabile. Se nessuna riga di un foglio produce una scheda valida, il motivo indicato è «Nessuna riga del foglio ha prodotto un record valido: vedi gli errori per riga.»

### La revisione

La finestra si allarga. A sinistra, in alto, due schede:

- **Schede (N)**: una tabella con le schede lette, una per riga, con una casella da spuntare e i campi (quelli obbligatori hanno un asterisco). I dati mancanti sono indicati con «—».
- **Da non importare (N)**: l'elenco degli elementi scartati, ciascuno con il motivo (per esempio un dato obbligatorio mancante, un codice fiscale non valido o un dato incoerente con il codice fiscale). Questi elementi non vengono inseriti: se servono, si correggono nel file e si ricarica, oppure si crea il cliente a mano con **Crea da zero** (vedi [Clienti](https://narciso.io/docs/clienti/)).

Nella barra della revisione:

- **N selezionate** indica quante schede verranno inserite; **Tutte** le seleziona tutte, **Nessuna** le deseleziona tutte. Per escludere una scheda si toglie la spunta alla sua riga.
- **Mostra altre** carica le righe successive, a blocchi.
- **Scarta** abbandona il file: dopo la conferma «Scartare "NOME FILE"? Le schede lette non verranno inserite.» il file esce dalle importazioni in sospeso.

A destra, il file originale: **Originale** lo apre in una nuova scheda del browser. Per le foto e per i PDF scansionati si vede la pagina accanto alle schede (con le frecce per cambiare pagina) e un promemoria: «Controlla i valori sull'originale: i nomi scritti a mano possono essere letti male.»

> **Nota.** La lettura di una scrittura a mano può sostituire un nome proprio con una parola simile. L'anteprima con l'originale accanto serve proprio a questo: prima di inserire si confrontano nomi, numeri di telefono e codici fiscali con il file.

Con più file pronti, sopra la revisione compare una linguetta per ciascuno, con il nome del file e il numero di schede. L'inserimento vale per tutti i file pronti.

### L'inserimento

Il pulsante in fondo si chiama **Inserisci N schede** (con il numero delle schede selezionate in tutti i file pronti) ed è disattivato se non ce n'è nessuna. Premendolo, le schede vengono inserite in sequenza e compare «Inserimento in corso». Alla fine:

- la notifica verde **«Inserite N schede»** e l'elenco dei clienti si aggiorna;
- nella finestra, «N schede inserite»;
- per ogni file con schede saltate, un riquadro giallo **«NOME FILE: non inserite N»** con per ciascuna il nome e il motivo, per esempio che il numero di telefono, l'email o il codice fiscale appartengono già a un altro cliente;
- se l'inserimento si interrompe, un riquadro rosso indica quante schede sono state inserite prima dell'interruzione.

Le schede importate nascono con le stesse regole di un cliente creato a mano (vedi [Clienti](https://narciso.io/docs/clienti/)): lo stesso numero di telefono, la stessa email o lo stesso codice fiscale non possono comparire su due clienti.

## Continuare in background e riprendere

L'elaborazione prosegue anche se la finestra viene chiusa o la pagina ricaricata.

- Finché un file è in lavorazione, la finestra non si chiude con **Annulla** né con la **X**: compare l'avviso «C'è un'importazione in corso: aspetta che finisca, oppure scegli "Continua in background".» Il collegamento **Continua in background** chiude la finestra lasciando lavorare il programma.
- Ricaricare la pagina o uscire mentre qualcosa lavora fa chiedere al browser una conferma.
- Riaprendo **Importa esistenti** la finestra riparte da dove era rimasta: allo stato dei file se sono ancora in lavorazione, alla revisione se sono pronti, all'inserimento se è in corso.
- Un'importazione appartiene alla **sede** in cui è stata caricata. Tentare di confermarla da un'altra sede dà l'errore «Questo import è stato avviato in un'altra sede: torna alla sede in cui hai caricato i file per confermarlo.»

## Problemi frequenti

| Situazione | Che cosa fare |
|---|---|
| Il file è «Bloccato» | I controlli di sicurezza hanno rifiutato il file: si usa una copia pulita, ottenuta dal programma di origine |
| «Non è stato possibile verificare il file» | Si riprova più tardi con lo stesso file |
| Molte schede finiscono in «Da non importare» | Si leggono i motivi: spesso mancano il telefono o il nome. Si correggono nel file e si ricarica |
| Un cliente non è stato inserito perché «già presente» | Esiste già una scheda con lo stesso telefono, email o codice fiscale: si cerca nella tabella e, se serve, si usa Modifica o [Unire schede clienti](https://narciso.io/docs/unire-clienti/) |
| I nomi dei moduli scritti a mano sono sbagliati | Si controlla ogni scheda sull'originale in revisione prima di inserire, o si toglie la spunta alle schede dubbie e si creano a mano |
| Non si riesce a chiudere la finestra | C'è un file in lavorazione: si attende, oppure si sceglie «Continua in background» |

## Voci correlate

- [Clienti](https://narciso.io/docs/clienti/)
- [Unire schede clienti](https://narciso.io/docs/unire-clienti/)
- [Formati e dimensioni dei file](https://narciso.io/docs/file-formati-e-dimensioni/)