# Prenotazione intelligente

> Come l'assistente in chat prenota, sposta e annulla gli appuntamenti dei clienti, cosa deve essere a posto nel programma perché possa farlo, cosa succede quando non c'è posto (giorno più vicino, servizio simile, lista d'attesa) e come si controlla il risultato.

Ultimo aggiornamento: 23 ottobre 2026. Fonte: https://narciso.io/docs/prenotazione-intelligente/

Con **Prenotazione intelligente** accesa, un cliente può **prenotare, spostare e annullare un appuntamento scrivendo in chat** a parole (o con un vocale), senza link né moduli. L'assistente ([L'assistente in chat](https://narciso.io/docs/bot-in-chat/)) propone solo posti liberi e **scrive l'appuntamento nel Calendario** quando il cliente conferma. È l'unico interruttore **acceso di serie** insieme a Infopoint e Previsione taglio ([Impostazioni di Comunicazioni](https://narciso.io/docs/impostazioni-comunicazioni/)).

## Che cosa deve essere a posto perché funzioni

L'assistente non conosce nulla a memoria: legge ogni volta il programma. Quindi dipende da come è configurato il salone:

| Cosa | Perché conta |
|---|---|
| **Servizi** attivi e **visibili online** | Un servizio disabilitato o nascosto online non viene mai proposto né prenotato ([Servizi](https://narciso.io/docs/servizi/)) |
| **Turni** del personale | La disponibilità viene **solo dai turni**: senza turni nella sede non ci sono giorni liberi ([Turni](https://narciso.io/docs/turni/)) |
| **Operatori abilitati** al servizio | Si propone solo chi può eseguire tutti i servizi scelti ([Personale](https://narciso.io/docs/personale/)) |
| **Target** del servizio (uomo, donna, tutti) | Un servizio «Solo Uomo» o «Solo Donna» è nascosto a un cliente di genere opposto; se il genere non è noto, si vede tutto |
| **Orari di apertura e festività** della sede | Servono perché l'assistente possa rispondere sugli orari |
| La **sede** della chat | Si prenota nella sede con cui si sta chattando; un appuntamento ha servizi di **una sola sede** |

## Il percorso di una prenotazione

L'assistente porta il cliente per tre passi, adattandosi a ciò che dice:

1. **Il servizio, sempre per primo.** Se il cliente non lo dice (anche se dice già il giorno: «hai un buco domani?») l'assistente gli fa **una domanda sola**, aperta, in parole semplici («che cosa ti piacerebbe fare?»), e restringe le possibilità a ogni risposta. Non fa scegliere da un elenco di categorie. Più servizi insieme sono **un solo appuntamento**: gli orari liberi si cercano considerandoli tutti, e servono tutti gli operatori abilitati.
2. **Giorno e orario**, e 3. **l'operatore**, in qualsiasi ordine: il cliente può partire da «sabato mattina», da «voglio con Marco» o da nessuna preferenza (in quel caso l'assistente propone pochi giorni e orari buoni). Gli orari proposti tengono già conto della durata, dei tempi di posa e degli appuntamenti già presi.
4. **Il riepilogo e il «sì».** Quando servizio, giorno, ora e operatore sono chiari, l'assistente li riepiloga con il prezzo e chiede conferma. **Solo dopo un «sì» chiaro** l'appuntamento viene scritto. Un «forse» o un silenzio non bastano.

Se il cliente non è ancora registrato, la registrazione parte **al momento del «sì»**, prima che l'appuntamento venga scritto: poi l'assistente riprende da dove era ([Come l'assistente riconosce o registra un cliente](https://narciso.io/docs/riconoscimento-del-cliente/)) e ricontrolla che il posto sia ancora libero.

### Che cosa ottiene il salone

- L'appuntamento compare nel **Calendario** nello stato **In attesa** ([Scheda appuntamento](https://narciso.io/docs/scheda-appuntamento/)), **senza postazione**: se serve, la si assegna a mano ([Agenda](https://narciso.io/docs/agenda/)).
- Se il cliente ripete due volte la conferma, **non si crea un secondo appuntamento** identico.
- Non si può prenotare nel passato.
- L'assistente chiede, in modo naturale, quanta fretta ha il cliente (una cerimonia, «il prima possibile», «quando c'è posto») e lo registra come urgenza dell'appuntamento. Serve alla funzione **Asta prenotazioni**; non compare nella scheda dell'appuntamento.
- **A domicilio**: solo se servizio e operatore lo ammettono; l'assistente chiede l'indirizzo.
- Dopo la prenotazione il cliente riceve in chat un **riepilogo** con servizi, giorno, ora, operatore, sede e prezzo, come **immagine** (una pagina) o **PDF** (più pagine), poi un breve saluto, e la conversazione si chiude. Se il riepilogo non riesce a partire, la prenotazione resta valida.

> **Nota.** Il cliente **non riceve nessun avviso** se poi lo staff sposta o annulla l'appuntamento dal Calendario, né una conferma se è lo staff a inserirlo ([Messaggi automatici ai clienti](https://narciso.io/docs/notifiche-ai-clienti/)).

## Quando non c'è posto

L'assistente non si ferma al «non c'è posto» e non chiede al cliente di cercare da solo:

1. Se il servizio non ha posto nel giorno chiesto, cerca il **primo giorno libero più vicino**, guardando fino a **un mese** in avanti, e propone i suoi orari spiegando in parole semplici perché il giorno chiesto non andava (nessun operatore in turno, tutto occupato…).
2. Se in un mese non c'è nessun giorno libero, cerca un **servizio simile** (stessa categoria o stesso scopo) con posto nel giorno chiesto o in quelli vicini, e propone solo quelli che risultano liberi.
3. Se nemmeno un servizio simile ha posto, offre due strade: **passare in salone** a prenotare di persona oppure **essere avvisato** appena si libera un posto.
4. Se il Titolare ha acceso l'**Asta prenotazioni** e il cliente è urgente, l'assistente può anche proporgli di liberare il posto occupato pagando un supplemento: vedi [Scambio del posto (Asta prenotazioni)](https://narciso.io/docs/scambio-del-posto/).
5. Se un servizio **non è prenotabile per come è configurato**, cambiare giorno non serve: passa al servizio simile o al salone, e **non** offre la lista d'attesa.

### L'avviso quando si libera un posto

Se il cliente sceglie di essere avvisato, viene messo in **lista d'attesa** per quei servizi (e quell'operatore, se lo aveva indicato).

- Ogni **30 minuti** il programma cerca il primo giorno libero (fino a 60 giorni) per ogni richiesta in attesa.
- Se lo trova, scrive al cliente sull'**ultimo canale usato dal cliente** ([Messaggi automatici ai clienti](https://narciso.io/docs/notifiche-ai-clienti/)): «Ciao Nome, si è liberato un posto per Servizio: giorno, per esempio alle … Se ti va, scrivimi qui e lo prenoto subito.» e chiude la richiesta.
- La richiesta **scade dopo 90 giorni** dal giorno chiesto.
- Se il cliente non ha nessun canale raggiungibile la richiesta si chiude come non raggiungibile.
- Non c'è una schermata che elenchi le liste d'attesa.

## Spostare o annullare

Il cliente scrive che vuole spostare, cambiare operatore o annullare. L'assistente legge i suoi **appuntamenti futuri** (se sono più d'uno chiede quale) e poi:

- **Spostare o cambiare operatore**: controlla che il nuovo orario o operatore sia libero, dice che cosa cambierebbe e, dopo il «sì», applica la modifica.
- **Annullare**: prima chiede il motivo e propone un'alternativa; dopo un «sì» chiaro porta l'appuntamento allo stato **Annullato**.

Valgono queste regole:

- Si possono toccare solo appuntamenti **del cliente che sta scrivendo**, **futuri** e ancora **In attesa** o **Confermati**. Un appuntamento già svolto, incassato o chiuso non si modifica.
- Una modifica resta nella **stessa sede** dell'appuntamento.
- L'assistente non annulla e non sposta per un altro cliente.

Se il cliente chiede qualcosa che l'assistente non può fare (per esempio sulle **penali o sul preavviso**, di cui non sa nulla), gli dà il telefono del salone.

## Consigliare un servizio

Se il cliente è indeciso, chiede consiglio o la differenza tra due servizi, o dice solo «un taglio» quando ce ne sono diversi, l'assistente fa **una domanda** per capire cosa cerca e poi presenta **uno, due o al massimo tre servizi** adatti, raccontando l'esperienza di ciascuno. La presentazione è di solito un **messaggio vocale** (circa 60–110 parole; su WhatsApp, Instagram e Messenger); se il vocale non parte, parte il testo.

Ogni fatto (cosa comprende il servizio, durata, prezzo) è preso dal programma: **non** inventa ingredienti, marchi o risultati. Se la descrizione del servizio nel [listino](https://narciso.io/docs/servizi/) è scarna, la presentazione sarà breve. Quando il cliente sceglie, si passa alla prenotazione.

## Limiti

- **Un solo salone alla volta**: un appuntamento ha servizi di una sola sede.
- **Niente postazioni**: vanno assegnate a mano.
- **Niente pagamenti e acconti** in chat.
- **Nessun avviso allo staff** alla prenotazione, allo spostamento o all'annullamento: si vedono dal Calendario.
- **Nessuna regola di preavviso o penali**: se il cliente chiede, l'assistente non le inventa.

## Cosa fare se

| Situazione | Cosa succede | Cosa fare |
|---|---|---|
| Non propone nessun giorno libero | Mancano i turni per la sede; nessun operatore è abilitato a tutti i servizi scelti; il servizio è di un'altra sede, disabilitato o nascosto online | Inserisci i turni ([Turni](https://narciso.io/docs/turni/)); controlla le abilitazioni ([Personale](https://narciso.io/docs/personale/)); controlla il servizio ([Servizi](https://narciso.io/docs/servizi/)) |
| La prenotazione non compare nel Calendario | È nella sede della chat, che può essere diversa da quella in cui stai lavorando | Cambia sede attiva; cerca il cliente in Rubrica |
| Il cliente ha prenotato l'orario sbagliato | Ha confermato un orario che non voleva, o una data ambigua | Sposta o elimina l'appuntamento dal Calendario e **avvisa tu il cliente**: il programma non lo fa |
| L'assistente ha annullato un appuntamento che il cliente voleva tenere | Passa allo stato Annullato dopo un «sì» del cliente | Riporta l'appuntamento a In attesa o Confermato dalla scheda, se lo slot è ancora libero ([Scheda appuntamento](https://narciso.io/docs/scheda-appuntamento/)) |
| Il cliente non è stato avvisato di un posto liberato | Nessun canale raggiungibile, la richiesta è scaduta (90 giorni) o il servizio non è tornato prenotabile | Scrivi tu al cliente |
| Voglio spegnere solo la prenotazione | Spegni **Prenotazione intelligente**: le nuove richieste di prenotare, spostare o annullare restano allo staff | [Impostazioni di Comunicazioni](https://narciso.io/docs/impostazioni-comunicazioni/) |

## Voci correlate

- [L'assistente in chat](https://narciso.io/docs/bot-in-chat/)
- [Come l'assistente riconosce o registra un cliente](https://narciso.io/docs/riconoscimento-del-cliente/)
- [Infopoint](https://narciso.io/docs/infopoint/)
- [Bot e automazioni](https://narciso.io/docs/bot-e-automazioni/)