# Segreteria

> La To-Do List della giornata: i compiti che il programma ricava da appuntamenti, chat, recensioni, ordini, magazzino, scadenze e personale, quando un compito risulta svolto, che cosa significano i triangoli di ritardo e che cosa vede ciascun ruolo.

Ultimo aggiornamento: 22 ottobre 2026. Fonte: https://narciso.io/docs/segreteria/

La **Segreteria** raccoglie in un'unica lista le cose da fare oggi nel salone: l'appuntamento da chiudere, la chat che aspetta una risposta, la recensione senza risposta, l'ordine da pagare, il prodotto da riordinare. La lista **non si scrive a mano**: ogni compito è ricavato dai dati del programma e scompare, o risulta fatto, quando quel dato cambia.

## Come si apre

Si sceglie **Segreteria** dal menu laterale, sopra i gruppi (vedi [Menu laterale](https://narciso.io/docs/menu-laterale/)). La pagina è aperta a tutti e tre i ruoli. A sinistra c'è la **To-Do List**, descritta in questa voce.

> **Nota.** La colonna di destra, con le cartelle e la chat, non è ancora collegata ai dati dell'attività e non è descritta qui. L'unica funzione già attiva nella chat è il comando `/design`, con cui l'assistente crea una grafica: vedi [Agente di design (/design)](https://narciso.io/docs/agente-di-design/).

## La To-Do List

In alto si leggono il titolo **To-Do List**, la data di oggi per esteso (per esempio «sabato 26 settembre») e, a destra, il **contatore** nella forma *fatti/totali* (per esempio «2/7»). Il contatore conta anche i compiti già svolti che non si vedono più.

Ogni compito è una riga del quaderno, con:

- una **casella** a sinistra;
- il **titolo**, preceduto da un triangolo di avviso quando il compito è in ritardo;
- una piccola **i** (suggerimento «Dettagli») a destra.

Se non c'è nulla da fare il quaderno resta vuoto e il contatore segna **0/0**. I compiti arrivano a blocchi: scorrendo verso il fondo ne arrivano altri, senza un numero massimo. Se un blocco non si carica compare in fondo «Impossibile caricare altri compiti. Riprova»: un clic riprova.

### La casella non si spunta a mano

I compiti si chiudono **facendo davvero l'azione** (rispondere alla chat, pagare l'ordine, registrare la ricezione…), non spuntando la riga. Cliccando la casella di un compito non svolto **si viene portati alla pagina dove il compito si svolge**; la casella resta vuota. Quando il programma si accorge che il compito è stato svolto, la casella diventa **verde con la spunta**, il titolo si barra e dopo un momento la riga si dissolve. Un compito già svolto non è più cliccabile.

### Ordine e aggiornamento

I compiti aperti vengono per primi, dal più urgente (scadenza più vicina o già passata) al meno urgente; in fondo restano quelli svolti.

La lista si aggiorna da sola:

- quando si apre la pagina;
- **ogni minuto** finché la pagina è visibile;
- quando si torna sulla scheda del browser dopo averla lasciata in secondo piano;
- circa mezzo secondo dopo l'arrivo di **un nuovo messaggio in chat**, perché un messaggio può aprire o chiudere un passaggio all'operatore.

Non esiste un pulsante «Aggiorna». Se il primo caricamento fallisce resta l'ultimo elenco ricevuto.

## Da dove nascono i compiti

La lista mostra i compiti di **oggi** e quelli **passati non ancora svolti**. Tutti i compiti riguardano la **sede in cui si sta lavorando** (vedi [Mappa sedi e sede attiva](https://narciso.io/docs/mappa-sedi/)), tranne quelli indicati come «di tutta l'attività».

| Tipo | Titolo | Dettaglio | Scadenza | Risulta svolto quando… | Dove porta la casella |
|---|---|---|---|---|---|
| Appuntamento | «Appuntamento 10:30 · Maria Rossi» | «Non si è presentato», se il cliente non è venuto | L'ora dell'appuntamento | L'appuntamento è **Completato** dalla cassa, o segnato come cliente non presentato | [Agenda](https://narciso.io/docs/agenda/) |
| Chat da gestire | «Rispondi in chat a Nome» | Il motivo indicato dall'assistente AI, oppure «L'assistente AI ha passato la conversazione a un operatore» | Momento del passaggio + **15 minuti** | La chat non è più in attesa di un operatore | La conversazione in [Comunicazioni](https://narciso.io/docs/comunicazioni/) |
| Recensione | «Rispondi alla recensione di Nome» | «N ★ su Google» | Data della recensione + **48 ore** | La recensione ha una risposta | [Scheda Google](https://narciso.io/docs/scheda-google/) |
| Post non pubblicato | «Post non pubblicato: titolo» | «Rifallo o eliminalo dal piano editoriale», con il riquadro **Errore** | L'ora in cui il post doveva uscire | Il post viene rifatto o eliminato | [Piano editoriale](https://narciso.io/docs/piano-editoriale/) |
| Pagamento a un fornitore | «Paga Nome fornitore» | «Ordine n. … · € importo» | La scadenza del pagamento | L'ordine risulta pagato | [Scadenzario](https://narciso.io/docs/scadenzario/) |
| Consegna da ricevere | «Ricevi la consegna di Nome fornitore» | «Ordine n. …» | Fine del giorno di consegna previsto | Tutte le righe dell'ordine sono ricevute o annullate | [Magazzino](https://narciso.io/docs/magazzino/) |
| Riordino scorta | «Riordina Nome prodotto» | «Disponibili N, scorta minima M» | Fine del giorno in cui la quantità è scesa sotto la scorta minima | La quantità torna sopra la scorta minima, oppure il riordino è già stato registrato | [Magazzino](https://narciso.io/docs/magazzino/) |
| Prodotto scaduto | «Ritira dallo scaffale Nome prodotto» | «Prodotto scaduto · N in magazzino» | La data di scadenza del prodotto | Il prodotto non è più disponibile (quantità azzerata) | [Magazzino](https://narciso.io/docs/magazzino/) |
| Scadenza contabile | «Soggetto · Categoria» | L'importo netto da pagare, oppure «Importo da inserire» | La data di scadenza | La scadenza è segnata come pagata (una scadenza pagata oggi resta come fatta) | [Scadenzario](https://narciso.io/docs/scadenzario/) |
| Contratto in scadenza | «Contratto di Nome Cognome in scadenza» | «Rinnova o aggiorna la data di fine» | La data di fine del contratto | Si aggiorna la data di fine o si disattiva il collaboratore | [Anagrafica del personale](https://narciso.io/docs/anagrafica-personale/) |
| Turni da riassegnare | «Riassegna i turni di Nome Cognome» | Le fasce ancora scoperte (fino a 5, poi «…») | L'inizio della prima fascia scoperta | Ogni fascia è coperta dal turno di qualcuno nella stessa sede | [Turni](https://narciso.io/docs/turni/) |
| Canale da ricollegare | «Ricollega nome del canale: nome dell'account» | Che cosa non funziona finché il canale è spento e come ricollegarlo | Il momento in cui il canale si è spento | Il canale risulta di nuovo attivo | [Comunicazioni](https://narciso.io/docs/comunicazioni/) per WhatsApp, [Piano editoriale](https://narciso.io/docs/piano-editoriale/) per gli altri |
| Consensi legali | «Rinnova il tuo consenso legale» o «Rinnova i consensi legali» | «N utenti con consensi da rinnovare» | Subito, oppure la prima scadenza | Tutte le prese visione sono in regola | Apre una finestra, vedi sotto |

Precisazioni sulle fonti:

- **Appuntamenti**: solo quelli di oggi e non annullati, altrimenti i giorni passati si accumulerebbero.
- **Chat da gestire**: solo le chat che l'assistente AI ha passato a un operatore. Le chat dei contatti bloccati non compaiono.
- **Pagamenti e consegne**: compaiono quando la scadenza è oggi o già passata.
- **Riordino scorta**: solo prodotti fisici attivi, non «voci personalizzate», con quantità pari o inferiore alla scorta minima. Quelli già riordinati non compaiono.
- **Scadenze contabili**: solo le **uscite**, cioè le cose da pagare.
- **Contratti in scadenza**: la data di fine contratto è un dato riservato, per questo il compito lo vede solo il Titolare. La casella apre Personale ▸ Anagrafica: per rinnovare il contratto si seleziona il collaboratore e si sceglie **Modifica**.
- **Turni da riassegnare**: nascono quando a un collaboratore con turni futuri viene tolto l'accesso, viene eliminato o viene tolto dalla sede. I suoi turni futuri vengono cancellati e il compito ricorda le fasce rimaste scoperte. Se la copertura è solo parziale restano nel compito soltanto le fasce ancora vuote. Dopo 90 giorni il compito sparisce comunque.
- **Canali da ricollegare**: nasce quando il collegamento con un canale (per esempio Instagram, TikTok, Pinterest o WhatsApp Business) è scaduto e il rinnovo automatico non è riuscito, così il canale è stato spento. Il ricollegamento lo fa il Titolare (vedi [Collegare gli account social](https://narciso.io/docs/collegare-account-social/)); il compito sparisce da solo appena il canale è di nuovo attivo.

### Il rinnovo dei consensi legali

Il compito dei consensi non porta a un'altra pagina: apre la finestra **«Rinnova i consensi legali»**.

1. Compaiono gli utenti che chi guarda può gestire, con una riga per ogni documento e il suo stato: **In regola**, **Mai confermato**, **Scaduto** oppure **Testo aggiornato**.
2. I documenti da rinnovare sono già spuntati. L'icona «i» accanto a ciascuno apre il documento per rileggerlo; in cima c'è **Seleziona tutti**.
3. Si preme **Rinnova selezionati**. Compare «Consenso rinnovato.» oppure «N consensi rinnovati.» e, quando tutto è in regola, la finestra si chiude.

La conferma vale **12 mesi**, o finché il testo del documento non cambia. Ognuno può rinnovare per sé; il Responsabile può farlo anche per gli Operatori e il Titolare anche per Responsabili e Operatori. I documenti sono descritti in [Pagine legali](https://narciso.io/docs/pagine-legali/).

## I triangoli di ritardo

Se un compito aperto ha la scadenza **già passata**, davanti al titolo compare un triangolo di avviso:

- **giallo** se il ritardo è di **2 giorni o meno**;
- **rosso** se il ritardo supera **2 giorni**.

Un compito ancora nei tempi, o già svolto, non ha il triangolo. Per esempio un appuntamento di stamattina non ancora completato mostra il triangolo giallo.

## Il fumetto dei dettagli

Un clic sulla **i** (suggerimento «Dettagli») apre sotto il pulsante un riquadro con:

1. il **titolo** del compito;
2. il **dettaglio**, se c'è;
3. la **scadenza** in parole: «Entro le 18:00» se è oggi e non ancora passata, «Scaduto il 3 set» per un giorno passato, «Entro il 28 set» per un giorno futuro. Se il compito è in ritardo la riga ha il colore del triangolo ed è in grassetto;
4. «Vale per tutta l'attività», se il compito non appartiene a una sede;
5. per i post non pubblicati e i canali da ricollegare, un riquadro rosso **Errore** con il motivo registrato dal social (accorciato a 400 caratteri e ripulito dalle chiavi riservate). Se non è stato registrato nulla compare «Nessun dettaglio registrato».

Il riquadro si chiude con **Esc**, con un clic altrove, ridimensionando la finestra o scorrendo la pagina. Un secondo clic sulla stessa **i** lo chiude.

## Che cosa cambia con il ruolo

| | Titolare | Responsabile | Operatore |
|---|---|---|---|
| Vedere la pagina | Sì | Sì | Sì |
| Compiti di sede (appuntamenti, chat, recensioni, post, ordini, magazzino) | Sì | Sì | Sì |
| Scadenze contabili di sede | Sì | Sì | Sì |
| Scadenze contabili di tutta l'attività | Sì | Sì | No |
| Turni da riassegnare | Sì | Sì | No |
| Canali da ricollegare | Sì | Sì | No |
| Contratti in scadenza | Sì | No | No |
| Consensi legali | Per sé, Responsabili e Operatori | Per sé e gli Operatori | Solo per sé |

## Problemi frequenti

| Situazione | Che cosa fare |
|---|---|
| Ho fatto il lavoro ma il compito è ancora lì | Si attende fino a un minuto o si torna sulla pagina: la lista si rilegge da sola. Si controlla che l'azione sia stata registrata nel posto giusto (per esempio il pagamento segnato come «Pagato», l'ordine ricevuto nel Magazzino) |
| Clicco la casella e cambio pagina | È il comportamento previsto: la casella porta dove il compito si svolge |
| Non vedo le scadenze fiscali | Quelle di tutta l'attività le vedono solo Titolare e Responsabile |
| Non vedo i contratti in scadenza | Li vede solo il Titolare |
| Un compito «Post non pubblicato» non sparisce | Il post non si ripubblica da solo: va rifatto o eliminato dal piano editoriale. Il motivo è nel riquadro **Errore** |
| Manca un compito che mi aspettavo | Si vedono solo i compiti della sede attiva. Si scorre la lista fino in fondo, perché i compiti più lontani arrivano a blocchi, e si controlla che il dato di origine sia nello stato giusto (per esempio la chat deve essere ancora in attesa di un operatore) |
| Non vedo i turni da riassegnare | Li vedono solo Titolare e Responsabile, e solo per la sede attiva |

## Voci correlate

- [Agenda](https://narciso.io/docs/agenda/)
- [Comunicazioni](https://narciso.io/docs/comunicazioni/)
- [Scadenzario](https://narciso.io/docs/scadenzario/)
- [Magazzino](https://narciso.io/docs/magazzino/)
- [Turni](https://narciso.io/docs/turni/)
- [Pagine legali](https://narciso.io/docs/pagine-legali/)