Anagrafica del personale

La scheda Anagrafica della pagina Personale contiene una riga per ogni collaboratore della sede in cui si sta lavorando. Da qui si aggiunge un nuovo collaboratore, si modifica una scheda, si scaricano i documenti e si esportano i dati. La tabella funziona come le altre tabelle di Narciso: ricerca, selezione, pannello delle colonne e comandi comuni sono spiegati in Le tabelle dei dati; qui si descrive ciò che è specifico del personale.

Indice

1. La tabella
2. Ricerca, colonne ed esportazione
3. Aggiungere un collaboratore
4. La procedura guidata
   1. Passo 1 – Anagrafica
   2. Passo 2 – Ruolo & Accesso
   3. Passo 3 – Contratto (o Inquadramento Titolare)
   4. Passo 4 – Fisco
   5. Che cosa succede con «Salva»
   6. Errori che può dare il salvataggio
5. Modificare un collaboratore
   1. Togliere l'accesso a un collaboratore
   2. Il pulsante Rimuovi
6. I documenti del personale
   1. Dalla procedura guidata (passo 4)
   2. Direttamente dalla tabella
7. I dati riservati al Titolare
8. I colori dei collaboratori
9. Procedura riassuntiva: nuovo collaboratore
10. Avvisi
11. Voci correlate

La tabella#

La tabella ha 47 colonne, tutte visibili all'inizio e nell'ordine sotto riportato. La riga della persona collegata porta sotto il nome la piccola scritta verde Sei tu!

Le date sono scritte gg/mm/aaaa. Una cella vuota mostra «-».

Sede di Lavoro. Se il salone ha una sola sede, la cella mostra il nome della sede. Se ne ha più di una mostra il nome della sede del collaboratore, oppure «N sedi»; un clic apre l'elenco di tutte le sedi con la spunta su quelle del collaboratore. L'elenco è di sola lettura.

Chi non è Titolare vede nelle colonne riservate (codice fiscale, data di nascita, genere, retribuzione, ore settimanali, IBAN, contratto, contatti di emergenza, residenza, domicilio, note, documenti) valori di esempio e non i dati veri: il programma non li invia mai a chi non è Titolare. Nella tabella non sono sfocati, ma non vanno considerati veri. Vedi la sezione «I dati riservati al Titolare».

Ricerca, colonne ed esportazione#

• Ricerca. Il suggerimento nel campo è «Cerca per nome, azienda…». Il filtro guarda nome e cognome, il telefono (gli spazi vengono ignorati) e l'email; maiuscole e minuscole non contano. Se nessuno corrisponde, la tabella resta con sole righe vuote. Per il resto la ricerca funziona come in Le tabelle dei dati.
• Selezione, ordinamento e colonne (Visibilità: nascondere, mostrare e spostare le colonne, dimensione del testo) come in Le tabelle dei dati.
• Esporta. Il pulsante apre un menu con quattro voci:

Se alcune righe sono selezionate, vengono esportate solo quelle; se non ce n'è nessuna, vengono esportati tutti i collaboratori. La ricerca non restringe l'esportazione. Non compare alcun avviso a operazione conclusa: il file appare tra i download del browser. Chi non è Titolare esporta i valori di esempio dei campi riservati.

Aggiungere un collaboratore#

Il pulsante Aggiungi apre un menu con due voci:

• Importa esistenti: crea le schede partendo da file già disponibili, come curriculum, contratti o fogli. Riservata al Titolare (vedi Importare il personale).
• Crea da zero: apre la procedura guidata descritta qui sotto.

La procedura guidata#

La procedura si apre in una finestra al centro dello schermo. Il titolo è «Nuovo Personale» per un nuovo collaboratore e «Modifica Personale» per una scheda esistente.

In alto c'è la barra dei passi: Anagrafica – Ruolo & Accesso – Contratto – Fisco. Se il ruolo scelto è Titolare, il terzo passo si chiama Inquadramento Titolare. Si possono raggiungere con un clic solo i passi già superati (hanno una spunta verde); gli altri sono grigi.

In basso: Annulla a sinistra; a destra Indietro (dal secondo passo) e Avanti. Nell'ultimo passo Avanti diventa Salva, e mentre salva mostra «Salvataggio in corso…».

• Il salvataggio è possibile solo dall'ultimo passo. Si attraversano quindi tutti i passi, anche lasciando vuoti i campi facoltativi.
• Avanti controlla i campi del passo corrente: se qualcosa non va compare un avviso rosso e non si prosegue.
• Salva ricontrolla i passi 1 e 2 e, se c'è un errore, riporta al passo interessato.
• La finestra si chiude con Annulla, con la X, con un clic fuori dalla finestra o con Esc. Non viene chiesta conferma: quello che si è scritto va perso, e i documenti già caricati durante la procedura vengono scartati.

Passo 1 – Anagrafica#

Non esiste un campo per la data di nascita e il genere: vengono ricavati dal codice fiscale.

Controlli sul codice fiscale. Il programma verifica la lunghezza di 16 caratteri, il formato, la coerenza con cognome e nome e il carattere di controllo. Messaggi possibili: «Il codice fiscale è obbligatorio», «Il codice fiscale deve essere composto da 16 caratteri», «Formato del codice fiscale non valido», «Il codice fiscale non corrisponde al cognome inserito», «Il codice fiscale non corrisponde al nome inserito», «Il codice fiscale inserito non è valido».

Persona già registrata. Una persona è una sola scheda per tutto il salone, anche se lavora in più sedi. Quando si scrive il codice fiscale di una persona già presente, il programma carica la sua scheda e lo segnala in un riquadro verde sopra i campi (la ricerca funziona per Titolare e Responsabile):

• «Questa persona è già nel personale di questa sede: stai modificando la sua scheda.»
• «Questa persona è già registrata in un'altra sede: stai usando la sua scheda. Salvando viene aggiunta a questa sede.»

È così che si aggiunge a una sede una persona che lavora già altrove. Se la scheda con quel codice fiscale era stata eliminata compare «Esiste una scheda eliminata con questo codice fiscale.» e la scheda non si può ricreare. Se si tenta di creare un doppione compare «Esiste già un membro dello staff con questo codice fiscale: una persona è una sola scheda, collegabile a più sedi.»

Passo 2 – Ruolo & Accesso#

Accesso Disabilitato. Nickname e password diventano sfocati, sbarrati da una linea rossa e non modificabili. Su un nuovo collaboratore, disattivare l'accesso svuota nickname e password. Su un collaboratore già salvato, disattivarlo cancella tutti i suoi turni futuri in tutte le sedi; i turni passati restano. In Segreteria compare per ogni sede un compito per riassegnare i turni rimasti scoperti. Cambiando il ruolo o disattivando l'accesso, le sessioni già aperte del collaboratore vengono chiuse: dovrà accedere di nuovo.

Password. A sinistra del campo ci sono due pulsanti: l'occhio (Mostra password in chiaro / Nascondi password) e la freccia circolare (Genera nuova password casuale sicura). La password generata non viene comunicata al collaboratore da nessuna parte: prima di salvare si preme l'occhio, la si annota e la si consegna alla persona.

Menu Postazioni Assegnate.

• Il riepilogo nel campo dice «Nessuna postazione assegnata», il nome della postazione se ce n'è una sola, «N postazioni assegnate», oppure «Tutte le postazioni (N)».
• Ogni postazione ha una casella di spunta. In alto a destra, Tutte / Deseleziona tutte.
• Aggiungi nuova nel DB… apre un campo «Nome postazione (es. Poltrona 3)…»: si conferma con Invio o con l'icona del dischetto (Salva nel database), Esc annulla. Compare l'avviso verde Postazione "X" creata nel database e la postazione viene subito assegnata al collaboratore.
• Il cestino su ogni riga (Elimina postazione dal database) chiede conferma con la finestra «Elimina postazione»: Eliminare definitivamente "X" dal database? Verrà rimossa anche da eventuali altri servizi e collaboratori a cui è assegnata. Esito: Postazione "X" eliminata.
• Senza postazioni: «Nessuna postazione salvata nel database».

Menu Abilitazioni.

• Il riepilogo dice «Tutti i servizi», il nome del servizio, oppure «N servizi assegnati». La voce Tutti i servizi disponibili significa nessuna restrizione.
• Sono elencati solo i servizi compatibili con le postazioni assegnate: un servizio compare se, per ogni tipo di postazione che richiede, il collaboratore ha almeno una postazione di quel tipo. In fondo compare una nota come «2 servizi nascosti: richiedono postazioni non assegnate a questo collaboratore».
• Togliendo una postazione, i servizi non più compatibili vengono tolti dalle abilitazioni.
• Messaggi quando l'elenco è vuoto: «Nessun servizio creato» oppure «Nessun servizio compatibile con le postazioni assegnate. Assegna prima le postazioni al collaboratore.»

Passo 3 – Contratto (o Inquadramento Titolare)#

I campi di questo passo sono riservati al Titolare. Nessuno è obbligatorio: si può proseguire con tutto vuoto.

Per Operatore e Responsabile

Per il Titolare (passo «Inquadramento Titolare»)

Il calendario delle date. Mostra il mese; un clic sul mese in alto passa alla vista dei mesi, un clic sull'anno alla vista degli anni (a blocchi di 20 anni); le frecce a sinistra e a destra spostano; un clic su un giorno lo sceglie e chiude il calendario. La settimana parte dal lunedì. Non c'è un pulsante per cancellare una data scelta.

Passo 4 – Fisco#

I campi di questo passo sono riservati al Titolare.

Che cosa succede con «Salva»#

1. Il programma ricontrolla nome, cognome, telefono, codice fiscale ed email (passo 1) e, se l'accesso è attivo, nickname e password (passo 2).
2. Assegna al collaboratore un colore (vedi la sezione «I colori dei collaboratori»).
3. Invia la scheda. Se cambiano telefono, nickname o password, o si crea un accesso, compare prima la finestra del codice SMS (vedi Personale).
4. Esiti:
   • nuovo collaboratore: notifica verde «Membro del team aggiunto»;
   • collaboratore esistente: notifica verde «Membro del team aggiornato»;
   • se la foto scelta non si carica: avviso arancione «Contatto salvato ma errore nel caricamento foto» (la scheda è comunque salvata);
   • se il programma rifiuta qualcosa: avviso rosso con il motivo; la finestra resta aperta e porta al passo con il campo in errore.
5. Al termine la finestra si chiude e la tabella si aggiorna.

Il salvataggio richiede la connessione: senza rete compare l'avviso generico «Si è verificato un errore durante il salvataggio. Riprova tra qualche istante.» e non viene memorizzato nulla.

Errori che può dare il salvataggio#

Modificare un collaboratore#

1. Nell'elenco si clicca la riga del collaboratore per selezionarla (deve essere l'unica selezionata).
2. Si preme Modifica.
3. Si apre la procedura già compilata con i dati esistenti: nickname compilato, password vuota.
4. Si cambia ciò che serve, si avanza con Avanti fino al passo 4 e si preme Salva.

Da sapere:

• Con nessuna riga selezionata Modifica non fa nulla; con due o più righe selezionate sparisce: si modifica una scheda alla volta.
• Una password lasciata vuota non cambia quella esistente.
• Il colore del collaboratore non si può cambiare da questa finestra.
• Un Responsabile può modificare solo gli Operatori e la propria scheda, e non può cambiare ruoli né credenziali; un Operatore non può modificare nessuna scheda (vedi Personale).

Togliere l'accesso a un collaboratore#

Modifica ▸ passo 2 ▸ interruttore Accesso al Gestionale su Disabilitato ▸ avanti fino a Salva. I suoi turni futuri vengono cancellati (vedi sopra).

Il pulsante Rimuovi#

Selezionando una riga compare il pulsante rosso Rimuovi. Per il personale non elimina nessuna scheda: dopo la conferma del browser («Eliminare N elementi dalla rubrica?») compare l'avviso «Solo i clienti e i fornitori possono essere eliminati qui». Per impedire a un collaboratore di accedere si usa l'interruttore Accesso al Gestionale descritto sopra.

I documenti del personale#

Per ogni collaboratore si possono conservare 15 documenti, in formato PDF (nella procedura guidata) e visibili in 15 colonne in fondo alla tabella:

I documenti sono dati riservati al Titolare.

Dalla procedura guidata (passo 4)#

Il menu Certificazioni & Documenti mostra, per ogni documento, un quadratino (verde con una spunta se il documento c'è) e:

• documento assente: l'icona Carica documento (freccia verso l'alto);
• documento presente: l'icona Scarica documento (scarica un PDF con il nome del documento) e l'icona Sostituisci documento;
• mentre il file sale, un cerchio che gira.

Nella procedura sono ammessi solo file PDF. Se si sceglie un altro tipo di file compare «È possibile caricare esclusivamente file PDF per i documenti del personale.» A caricamento riuscito compare «Documento PDF caricato». Se il file viene rifiutato (contenuto non valido, controllo antivirus, dimensione oltre 20 MB) compare «Upload fallito»; per lo scaricamento, «Impossibile scaricare il documento».

I documenti si collegano al collaboratore solo quando si preme Salva; con Annulla vengono scartati.

Direttamente dalla tabella#

Nelle colonne dei documenti il Titolare può caricare, aprire, sostituire ed eliminare un documento senza aprire la scheda:

• Cella vuota: l'icona freccia verso l'alto (Carica documento). Si sceglie un file; compaiono «Caricamento in corso…» e «Documento caricato». In caso di errore: «Errore durante il caricamento del documento».
• Cella piena: una pillola azzurra con la scritta Doc. Un clic apre un menu con tre voci:
  • Apri: apre il documento in una nuova scheda del browser (se il browser blocca le finestre, vanno autorizzate). Errore: «Errore apertura documento»;
  • Sostituisci: carica un file al posto del precedente;
  • Elimina (in rosso): dopo la conferma «Vuoi eliminare questo documento?» compare «Documento eliminato». Errore: «Errore durante l'eliminazione».

Da questo punto il programma accetta PDF, immagini, file DOC e DOCX fino a 20 MB; il tipo viene riconosciuto dal contenuto del file e non dall'estensione. Ogni file viene controllato dall'antivirus: un file pericoloso viene rifiutato.

I dati riservati al Titolare#

I dati più delicati del personale sono di esclusiva del Titolare: codice fiscale, data di nascita, genere, residenza, domicilio, contratto, retribuzione, ore settimanali, date di inizio e fine, contatti di emergenza, banca e IBAN, ente previdenziale, INAIL, TFR, legale rappresentante, note e tutti i documenti.

Per gli altri ruoli:

• Nella procedura guidata questi campi sono sfocati e non si possono modificare. Passandoci sopra il cursore diventa un divieto; un clic mostra l'avviso rosso «La gestione di questo dato è esclusiva del titolare».
• Nella tabella e nell'esportazione compaiono valori di esempio, sempre gli stessi per lo stesso collaboratore e campo, con la forma dei dati veri (un IBAN, un codice fiscale). Non sono i dati reali e non vanno usati.
• Al salvataggio il programma ignora ogni modifica a quei campi: i dati veri non vengono sovrascritti.

Nome, cognome, telefono, email, foto, ruolo, sedi, postazioni e abilitazioni non sono riservati.

I colori dei collaboratori#

Ogni collaboratore ha un colore unico, assegnato automaticamente alla creazione. Compare nel bordo e nelle iniziali dell'avatar (quando manca la foto) e come colore dei turni nella scheda Turni. Due collaboratori non ricevono mai lo stesso colore. Il colore non si può cambiare dalla procedura guidata.

Procedura riassuntiva: nuovo collaboratore#

1. Nella scheda Anagrafica si preme Aggiungi, poi Crea da zero.
2. Passo 1. Si scrivono Codice Fiscale, Nome, Cognome e Telefono Cellulare (obbligatori) e, se si vuole, email, foto, residenza e domicilio. Si preme Avanti.
3. Passo 2. Si sceglie il Ruolo (solo il Titolare può scegliere ruoli diversi da Operatore). Si lascia attivo Accesso al Gestionale se il collaboratore deve entrare nel programma. Si controlla il Nickname proposto e, con l'occhio, si legge e si annota la Password generata. Si assegnano Postazioni e Abilitazioni e si indica se è reperibile a domicilio.
4. Passo 3. Si compila ciò che serve (o si prosegue con Avanti).
5. Passo 4. Si compilano IBAN, ente previdenziale e simili, si caricano i documenti PDF e si preme Salva. Se serve, si inserisce il codice SMS (vedi Personale).
6. Compare «Membro del team aggiunto». Si comunicano al collaboratore nickname e password.
7. Si assegnano i suoi turni nella scheda Turni: senza turno un Operatore non riesce ad accedere (vedi Fine turno).

Avvisi#

Voci correlate#

• Personale
• Importare il personale
• Turni
• Segreteria
• Le tabelle dei dati
• Ruoli e permessi