Clienti

La pagina Clienti si apre da Scartoffie ▸ Clienti (vedi Menu laterale) e ha due schede in alto, larghe metà schermo ciascuna: Anagrafica e Storico transazioni (vedi Storico transazioni). La scheda attiva è quella in bianco con l'icona arancione. Il nome della scheda compare anche nel titolo della finestra del browser («Profili clienti & Anagrafica — Narciso» oppure «Storico transazioni dei clienti — Narciso») e resta nell'indirizzo della pagina: ricaricando, si torna alla stessa scheda.

L'Anagrafica è l'elenco dei clienti dell'attività, con la barra degli strumenti e le funzioni descritte in Le tabelle dei dati: ricerca, ordinamento, colonne da mostrare o nascondere, esportazione.

Indice

1. L'elenco
   1. Che cosa cerca la ricerca
2. Le colonne
   1. Contatti bannati
   2. Eliminare il report fisionomico
3. Aggiungere un cliente
   1. Il modulo cliente
   2. Passo 1 — Dati Personali
   3. Passo 2 — Profilo
   4. Passo 3 — Note Salute
   5. Dopo il salvataggio
4. Modificare un cliente
5. Eliminare uno o più clienti
6. Che cosa cambia con il ruolo
7. Problemi frequenti
8. Voci correlate

L'elenco#

• Ogni riga è un cliente. La colonna con il numero a sinistra indica solo la posizione nell'elenco.
• Si vedono i clienti della sede in cui si sta lavorando. Un cliente compare nelle sedi in cui è stato registrato o collegato (per esempio perché ha scritto da un canale di quella sede); per vedere gli altri si cambia sede dalla Mappa sedi (vedi Mappa sedi e sede attiva).
• Non c'è un numero massimo di clienti: le righe arrivano a blocchi mentre si scorre, e ricerca, ordinamento ed esportazione lavorano su tutti.
• Se un collega o un altro dispositivo crea, modifica, elimina o unisce un cliente, l'elenco si aggiorna da solo; la selezione e la ricerca restano.
• Senza un ordinamento scelto, i clienti sono dal più recente al più vecchio: un cliente appena creato compare in cima.

Che cosa cerca la ricerca#

Il suggerimento nel campo è «Cerca per nome, azienda…». Il programma confronta il testo con nome, cognome, email, telefono delle chiamate, telefono WhatsApp, codice fiscale e numero della tessera fedeltà. I numeri si confrontano come sono scritti, spazi compresi. La colonna Azienda non viene cercata, anche se il suggerimento la nomina.

Le colonne#

Le colonne compaiono in questo ordine e all'inizio sono tutte visibili; si possono nascondere e spostare dal pannello Tool. Il testo tra virgolette è la spiegazione che compare cliccando la i accanto al nome della colonna.

Le colonne sul consenso alla privacy e al marketing non sono tra quelle iniziali dell'elenco: si vedono e si cambiano dal modulo del cliente.

Quando una colonna non si può ordinare, non mostra la freccia e il clic sull'intestazione non fa nulla (vedi Le tabelle dei dati).

Contatti bannati#

Nelle colonne Telegram, Instagram e Facebook, accanto a un profilo i cui messaggi sono stati bloccati compare una piccola etichetta rossa Bannato. Passando il mouse si legge da chi e quando è stato bannato, con l'eventuale nota. Un clic sull'etichetta apre la richiesta «Sbloccare NOME? Potrà scrivere di nuovo.»: si scrive il motivo dello sblocco nel campo «Perché lo sblocchi?» e si preme Sblocca.

Eliminare il report fisionomico#

Il programma ricorda, per ogni cliente, se in questa stagione ha già generato il suo report fisionomico, e non lo rigenera a ogni richiesta. Un clic sull'etichetta «…: presente» apre la domanda «Eliminare il report fisionomico?»: confermando con Sì, elimina, il report della stagione corrente viene dimenticato e, se il cliente ne richiede uno nuovo, viene generato di nuovo. La foto che il cliente ha inviato e i messaggi già scambiati nella chat restano dove sono. I report delle stagioni passate non vengono toccati.

Aggiungere un cliente#

Premere Aggiungi (compare solo quando nessuna riga è selezionata). Si apre un piccolo menu con due voci:

Il menu si chiude cliccando fuori.

Il modulo cliente#

Si apre al centro dello schermo con lo sfondo scurito. Il titolo è Nuovo Cliente o Modifica Cliente. In cima ci sono i tre passi del modulo: Dati Personali, Profilo, Note Salute. Il passo attuale è in bianco con il numero su fondo verde; quelli già superati sono verdi con la spunta.

I passi già superati si possono cliccare nella barra in alto per tornare indietro; i passi successivi sono bloccati finché non si preme Avanti.

Passo 1 — Dati Personali#

Il codice fiscale compila data di nascita e genere. Appena si scrive il sedicesimo carattere, se il codice è valido il programma ricava dal codice la data di nascita e il genere (Uomo o Donna) e li imposta sulla scheda, ma solo dove mancano. Data di nascita e genere non hanno un campo da compilare a mano: senza un codice fiscale valido restano vuoti, e il programma non inserisce valori di ripiego.

Tipologia. All'inizio i due pulsanti sono neutri.

• Pers. fisica si evidenzia in verde e cancella un'eventuale partita IVA scritta.
• P. IVA trasforma il campo in una casella con l'etichetta «P. IVA» in cui scrivere il numero (lettere in maiuscolo, «es. 12345678901»). A destra, una X («Deseleziona P. IVA») annulla la scelta, svuota il numero e riporta ai due pulsanti.
• Se il cliente ha già una partita IVA, il modulo si apre direttamente in modalità P. IVA. La partita IVA viene salvata con la scheda.

Controlli premendo Avanti. Ogni errore mostra una notifica rossa in alto e colora di rosso il bordo del campo.

Il controllo considera le lettere accentate come normali (è come E) e ignora apostrofi e spazi nel nome e nel cognome. È pensato per i codici fiscali delle persone fisiche italiane.

Passo 2 — Profilo#

Foto. Sono ammesse immagini JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC e HEIF fino a 10 MB; il programma le converte in un formato leggero. Per sostituire la foto basta caricarne un'altra. Togliendo la foto con la X dal modulo di una scheda esistente, la foto già salvata non viene cancellata dalla scheda. Se il caricamento fallisce compare l'avviso giallo «Contatto salvato ma errore nel caricamento foto»: la scheda è comunque salvata, e si riapre la modifica per riprovare.

Carta fedeltà.

• Sì: il programma propone subito un numero libero (la prima tessera libera a partire da 1001, unica per tutta l'attività). Il campo diventa «N°» seguito dal numero, che si può cambiare a mano (le lettere diventano maiuscole). Se il numero non si riesce ad assegnare compare la notifica rossa «Non è stato possibile assegnare il numero della tessera. Riprova.» e la carta resta su No: si preme di nuovo Sì.
• No: nessuna carta; il cliente risulta senza tessera.
• La X accanto al numero («Deseleziona carta fedeltà») toglie la carta.
• Se il cliente ha già una carta, il modulo si apre con il numero visibile.
• Lo stesso numero di tessera non può essere assegnato a due clienti: vedi la tabella degli errori.

Indirizzo domicilio (per i servizi a domicilio).

• Il campo indica quanti indirizzi sono associati («1 indirizzo associato», «N indirizzi associati»).
• Scrivendo almeno 3 lettere compaiono, dopo una breve attesa, i suggerimenti di indirizzo con una piccola icona a spillo. Un indirizzo si aggiunge solo scegliendo uno dei suggerimenti: un indirizzo scritto a mano e non scelto non viene aggiunto.
• Cliccando nel campo con meno di 3 lettere scritte si apre l'elenco degli indirizzi già associati, ciascuno con l'etichetta Casa 1, Casa 2…, un'icona a freccia («Apri su Google Maps», si apre in una nuova scheda) e un cestino («Elimina domicilio»). L'elenco si chiude con Esc o cliccando fuori.
• Lo stesso indirizzo non si può aggiungere due volte, e per ogni cliente se ne possono associare al massimo 10.

Consensi trattamento dati. Il campo mostra «N / 3 attivi». Un clic apre l'elenco con tre righe, ciascuna con una casella:

1. Trattamento dati personali (GDPR) — «Consenso obbligatorio per l'erogazione del servizio».
2. Marketing & Promozioni — «Comunicazioni promozionali e commerciali».
3. Analisi AI del volto (Previsione taglio) — «Foto/video del volto inviati a servizi AI esterni per il consiglio taglio».

Un clic su una riga attiva o disattiva il consenso. Accanto a ciascuna c'è una i («Consulta la Privacy Policy») che apre l'informativa in una nuova scheda. Attivando un consenso, il programma scrive la data in cui è stato dato; disattivandolo, la data viene cancellata. Per la privacy e per l'analisi del volto la data è la prova del momento in cui il consenso è stato dato.

Anche se la dicitura dice «obbligatorio», il programma non impedisce di salvare un cliente senza il consenso alla privacy: spetta all'attività raccoglierlo. Il consenso all'analisi del volto di norma lo dà il cliente stesso nella chat; dal modulo può essere registrato anche a mano.

Passo 3 — Note Salute#

Tre campi, nessuno obbligatorio.

Patologie cutanee («Cerca o inserisci una patologia (es. Acne, Dermatite, Alopecia…)»; dopo la prima etichetta il suggerimento diventa «Aggiungi patologia…»). Un campo a «pillole»: ogni patologia diventa un'etichetta.

• Scrivendo una o più lettere compare l'elenco «Suggerimenti patologie (N)» con al massimo 8 voci, scelte da un catalogo di patologie della pelle. Il catalogo confronta il testo con il nome della patologia, con l'elemento cutaneo e con la zona del corpo; le lettere che corrispondono sono evidenziate. A destra di ogni voce si vedono l'elemento cutaneo (per esempio Pelle, Follicolo pilifero) e, se non è «Tutti», la zona.
• Frecce ↑ ↓: scorrono i suggerimenti. Invio o Tab: scelgono la voce evidenziata. Esc: chiude l'elenco. Con il mouse si evidenzia una voce e un clic la sceglie.
• Si può anche scrivere una patologia non presente nel catalogo: si preme Invio (o si scrive una virgola, un punto o un punto e virgola) e diventa un'etichetta. I caratteri «.», «,» e «;» fanno da separatori e vengono tolti dal testo, quindi non si possono usare dentro il nome.
• Un'etichetta si toglie con la X («Rimuovi patologia») oppure premendo Backspace a campo vuoto, che toglie l'ultima. Non si possono inserire due etichette uguali.

Barbiere preferito. Menu a tendina. «Automatico (in base allo storico)» lascia che il programma scelga l'operatore con cui il cliente ha fatto più appuntamenti; scegliendo un collaboratore, quello resta il preferito del cliente. Nel menu compaiono i collaboratori attivi.

Allergie o Intolleranze («es. Allergia all'ammoniaca, nickel…»). Stesso funzionamento delle pillole, senza elenco di suggerimenti: si aggiunge con Invio, virgola, punto o punto e virgola; si toglie con la X («Rimuovi») o con Backspace a campo vuoto.

Dopo il salvataggio#

Premendo Salva, il modulo ricontrolla il passo 1 e, se qualcosa non va, torna a quel passo. Se il salvataggio riesce:

• compare la notifica verde «Contatto aggiunto» (nuovo cliente) oppure «Cliente aggiornato» (modifica);
• il modulo si chiude e la tabella si aggiorna;
• se è stata scelta una foto e il caricamento fallisce, compare l'avviso giallo descritto sopra.

Se il salvataggio non riesce compare una notifica rossa con il motivo, il modulo resta aperto con tutti i dati e, se il problema riguarda un campo, si torna al passo che lo contiene con il campo bordato di rosso.

Modificare un cliente#

1. Nell'Anagrafica, cliccare la riga del cliente per selezionarla (sfondo giallo).
2. Premere Modifica (compare quando è selezionata una sola riga o nessuna; senza riga selezionata non fa nulla).
3. Il modulo si apre con i dati del cliente. Cambiare ciò che serve, muovendosi con Avanti e Indietro.
4. Nell'ultimo passo premere Salva.

Dal modulo non si cambiano le note, le note tecniche e le etichette: quei dati restano come sono. I punti non si modificano dal modulo: li cambia solo il programma (vendite, rimborsi, premi riscattati).

Eliminare uno o più clienti#

L'eliminazione è riservata a Titolare e Responsabile.

1. Selezionare con un clic le righe da eliminare.
2. Premere Rimuovi (rosso).
3. Il browser mostra una finestra di conferma con il testo «Eliminare N elementi dalla rubrica?». Con Annulla non succede nulla.
4. Con OK i clienti vengono eliminati uno dopo l'altro e compare la notifica «Elementi eliminati». La selezione si azzera.

Che cosa significa eliminare:

• il cliente scompare dall'elenco e dalle ricerche; il suo codice fiscale viene cancellato dalla scheda;
• le chat collegate a lui vengono scollegate dalla scheda;
• gli altri dati restano nel programma per 12 mesi: poi la scheda viene anonimizzata in modo automatico. L'anonimizzazione azzera nome, contatti, codice fiscale, allergie, note, foto e consensi, cancella le conversazioni con i loro allegati e le analisi della previsione del taglio; restano gli importi e le date delle vendite;
• dal programma non c'è un modo per ripristinare un cliente eliminato.

Se un Operatore tenta di eliminare, compare la notifica rossa «Operazione riservata a Titolare o Responsabile.» e non cambia nulla. Se durante l'operazione qualcosa va storto, compare una notifica rossa con il motivo: i clienti già eliminati prima dell'errore restano eliminati.

Che cosa cambia con il ruolo#

Problemi frequenti#

Voci correlate#

• Le tabelle dei dati
• Importare clienti
• Unire schede clienti
• Storico transazioni
• Punti fedeltà