Privacy e consensi nelle automazioni
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Questa voce spiega quali dati dei clienti toccano le automazioni e quali consensi controllano. Non sostituisce l'informativa: il testo che il salone deve dare ai clienti è la pagina pubblica «Informativa per i clienti del salone» (percorso /legale/informativa-clienti, vedi Pagine legali), che è in sola lettura e va fatta leggere ai clienti. Il salone resta responsabile di come tratta i dati dei propri clienti.
Il quadro#
| Cosa fa Narciso | Quali dati usa | Consenso richiesto | Dove si vede |
|---|---|---|---|
| Registrare un cliente in chat (Come l'assistente riconosce o registra un cliente) | Nome, cognome, telefono, genere | Il «sì» alla registrazione vale come firma dell'informativa: consenso al trattamento dei dati, con data e versione dell'informativa. Non dà il consenso alle comunicazioni commerciali | Clienti: scheda, consensi |
| Rispondere in chat (L'assistente in chat) | I messaggi del cliente e, per rispondere, i dati che l'assistente legge dalla sua scheda (nome, ultima visita, appuntamenti, tessera, punti, premi, consensi) | Nessun consenso specifico | L'informativa, sezione sull'assistente |
| Vocali | L'audio, trascritto da un servizio di intelligenza artificiale. Il file temporaneo di trascrizione viene cancellato a fine lavoro | Nessun consenso specifico | L'informativa |
| Memoria dell'assistente | Il riassunto delle conversazioni passate, usato per ricordare il contesto | Nessun consenso specifico | Resta finché il salone non cancella il contatto o la scheda non viene anonimizzata |
| Codice di verifica via SMS | Il numero già in scheda | Nessuno | Il numero non viene mai mostrato per intero in chat; il codice parte solo verso quello in scheda |
| Previsione del taglio (Previsione taglio (lo specchio)) | La foto del volto, le caratteristiche rilevate, le immagini e il video | L'informativa firmata alla creazione della scheda, più il consenso specifico all'analisi della foto, registrato quando serve (con la frase del cliente) | Scheda cliente, consensi |
| Promemoria un'ora prima (Messaggi automatici ai clienti) | Nome, appuntamento, servizi | Consenso alle comunicazioni commerciali | Scheda cliente, «Marketing & Promozioni» |
| Richiesta di recensione (Gestione recensioni) | Nome, vendita | Consenso alle comunicazioni commerciali | Come sopra |
| Auguri delle feste (Auguri di compleanno, onomastico e feste) | Nome, genere | Consenso alle comunicazioni commerciali | Come sopra |
| Auguri di compleanno e onomastico | Nome, data di nascita | Non controllato | — |
| Ricevuta del Documento Commerciale | Vendita | Nessuno (obbligo fiscale) | — |
Servizi esterni#
L'assistente e le automazioni si appoggiano a servizi di terzi: modelli di intelligenza artificiale per capire i messaggi, trascrivere i vocali e generare la voce; servizi di Google e di elaborazione grafica per l'analisi del volto e il video; un servizio di invio SMS per il codice di verifica; i canali di messaggistica (Meta, Telegram, posta) per consegnare i messaggi. Il database e i file caricati sono su un server in Italia, i file in chat e le copie di sicurezza in un'area dell'Unione europea; alcuni fornitori però elaborano i dati anche fuori dall'UE. L'elenco aggiornato, con la base giuridica di ogni trasferimento, è nell'informativa per i clienti e nella pagina dei sub-responsabili (Pagine legali); le conseguenze quando un servizio non risponde sono in Servizi esterni.
Quanto restano i dati#
| Dato | Quanto resta |
|---|---|
| Scheda cliente, appuntamenti, vendite, punti | Finché c'è il rapporto con il salone; i documenti contabili almeno 10 anni |
| Scheda eliminata dal salone | Esce dall'elenco e il codice fiscale è cancellato; gli altri dati restano 12 mesi, poi la scheda viene anonimizzata da sola. Il salone può anonimizzarla prima, su richiesta del cliente (Clienti) |
| Conversazioni, allegati e vocali | Finché il salone non cancella la conversazione o la scheda non viene anonimizzata |
| Memoria e archivio dell'assistente | Seguono il contatto: se il contatto è cancellato, vanno con lui |
| Foto, caratteristiche, immagini e video della previsione del taglio | Fino all'inizio della stagione successiva (Previsione taglio (lo specchio)) |
L'anonimizzazione azzera nome, contatti, codice fiscale, allergie, note, foto e consensi, e cancella le conversazioni con i loro allegati, la memoria dell'assistente e le analisi della previsione del taglio.
Trasparenza#
Sul fatto di scrivere con un assistente virtuale:
- l'assistente si presenta come assistente virtuale se il cliente glielo chiede; altrimenti non ne parla;
- i suoi messaggi compaiono come messaggi del salone;
- l'informativa pubblica dichiara che le risposte sono preparate da un assistente basato su intelligenza artificiale, che il salone può passare la conversazione a una persona e che il cliente può chiederlo in qualsiasi momento.
Cosa fare#
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Un cliente chiede di non essere più contattato | Togli «Marketing & Promozioni» dalla scheda: si fermano promemoria, recensioni e feste. Compleanno e onomastico si fermano solo spegnendo l'interruttore per tutti |
| Un cliente chiede di cancellare foto e video del taglio | Contatta l'assistenza (Assistenza) |
| Un cliente chiede la cancellazione dei suoi dati | Anonimizza la scheda (Clienti) |
| Vuoi far leggere l'informativa ai clienti | Dai il collegamento alla pagina pubblica dell'informativa; l'assistente lo manda da sé alla registrazione |
| Hai due schede dello stesso cliente | Uniscile (Unire schede clienti) |