Segreteria

La Segreteria raccoglie in un'unica lista le cose da fare oggi nel salone: l'appuntamento da chiudere, la chat che aspetta una risposta, la recensione senza risposta, l'ordine da pagare, il prodotto da riordinare. La lista non si scrive a mano: ogni compito è ricavato dai dati del programma e scompare, o risulta fatto, quando quel dato cambia.

Indice

1. Come si apre
2. La To-Do List
   1. La casella non si spunta a mano
   2. Ordine e aggiornamento
3. Da dove nascono i compiti
   1. Il rinnovo dei consensi legali
4. I triangoli di ritardo
5. Il fumetto dei dettagli
6. Che cosa cambia con il ruolo
7. Problemi frequenti
8. Voci correlate

Come si apre#

Si sceglie Segreteria dal menu laterale, sopra i gruppi (vedi Menu laterale). La pagina è aperta a tutti e tre i ruoli. A sinistra c'è la To-Do List, descritta in questa voce.

La To-Do List#

In alto si leggono il titolo To-Do List, la data di oggi per esteso (per esempio «sabato 26 settembre») e, a destra, il contatore nella forma fatti/totali (per esempio «2/7»). Il contatore conta anche i compiti già svolti che non si vedono più.

Ogni compito è una riga del quaderno, con:

• una casella a sinistra;
• il titolo, preceduto da un triangolo di avviso quando il compito è in ritardo;
• una piccola i (suggerimento «Dettagli») a destra.

Se non c'è nulla da fare il quaderno resta vuoto e il contatore segna 0/0. I compiti arrivano a blocchi: scorrendo verso il fondo ne arrivano altri, senza un numero massimo. Se un blocco non si carica compare in fondo «Impossibile caricare altri compiti. Riprova»: un clic riprova.

La casella non si spunta a mano#

I compiti si chiudono facendo davvero l'azione (rispondere alla chat, pagare l'ordine, registrare la ricezione…), non spuntando la riga. Cliccando la casella di un compito non svolto si viene portati alla pagina dove il compito si svolge; la casella resta vuota. Quando il programma si accorge che il compito è stato svolto, la casella diventa verde con la spunta, il titolo si barra e dopo un momento la riga si dissolve. Un compito già svolto non è più cliccabile.

Ordine e aggiornamento#

I compiti aperti vengono per primi, dal più urgente (scadenza più vicina o già passata) al meno urgente; in fondo restano quelli svolti.

La lista si aggiorna da sola:

• quando si apre la pagina;
• ogni minuto finché la pagina è visibile;
• quando si torna sulla scheda del browser dopo averla lasciata in secondo piano;
• circa mezzo secondo dopo l'arrivo di un nuovo messaggio in chat, perché un messaggio può aprire o chiudere un passaggio all'operatore.

Non esiste un pulsante «Aggiorna». Se il primo caricamento fallisce resta l'ultimo elenco ricevuto.

Da dove nascono i compiti#

La lista mostra i compiti di oggi e quelli passati non ancora svolti. Tutti i compiti riguardano la sede in cui si sta lavorando (vedi Mappa sedi e sede attiva), tranne quelli indicati come «di tutta l'attività».

Precisazioni sulle fonti:

• Appuntamenti: solo quelli di oggi e non annullati, altrimenti i giorni passati si accumulerebbero.
• Chat da gestire: solo le chat che l'assistente AI ha passato a un operatore. Le chat dei contatti bloccati non compaiono.
• Pagamenti e consegne: compaiono quando la scadenza è oggi o già passata.
• Riordino scorta: solo prodotti fisici attivi, non «voci personalizzate», con quantità pari o inferiore alla scorta minima. Quelli già riordinati non compaiono.
• Scadenze contabili: solo le uscite, cioè le cose da pagare.
• Contratti in scadenza: la data di fine contratto è un dato riservato, per questo il compito lo vede solo il Titolare. La casella apre Personale ▸ Anagrafica: per rinnovare il contratto si seleziona il collaboratore e si sceglie Modifica.
• Turni da riassegnare: nascono quando a un collaboratore con turni futuri viene tolto l'accesso, viene eliminato o viene tolto dalla sede. I suoi turni futuri vengono cancellati e il compito ricorda le fasce rimaste scoperte. Se la copertura è solo parziale restano nel compito soltanto le fasce ancora vuote. Dopo 90 giorni il compito sparisce comunque.
• Canali da ricollegare: nasce quando il collegamento con un canale (per esempio Instagram, TikTok, Pinterest o WhatsApp Business) è scaduto e il rinnovo automatico non è riuscito, così il canale è stato spento. Il ricollegamento lo fa il Titolare (vedi Collegare gli account social); il compito sparisce da solo appena il canale è di nuovo attivo.

Il rinnovo dei consensi legali#

Il compito dei consensi non porta a un'altra pagina: apre la finestra «Rinnova i consensi legali».

1. Compaiono gli utenti che chi guarda può gestire, con una riga per ogni documento e il suo stato: In regola, Mai confermato, Scaduto oppure Testo aggiornato.
2. I documenti da rinnovare sono già spuntati. L'icona «i» accanto a ciascuno apre il documento per rileggerlo; in cima c'è Seleziona tutti.
3. Si preme Rinnova selezionati. Compare «Consenso rinnovato.» oppure «N consensi rinnovati.» e, quando tutto è in regola, la finestra si chiude.

La conferma vale 12 mesi, o finché il testo del documento non cambia. Ognuno può rinnovare per sé; il Responsabile può farlo anche per gli Operatori e il Titolare anche per Responsabili e Operatori. I documenti sono descritti in Pagine legali.

I triangoli di ritardo#

Se un compito aperto ha la scadenza già passata, davanti al titolo compare un triangolo di avviso:

• giallo se il ritardo è di 2 giorni o meno;
• rosso se il ritardo supera 2 giorni.

Un compito ancora nei tempi, o già svolto, non ha il triangolo. Per esempio un appuntamento di stamattina non ancora completato mostra il triangolo giallo.

Il fumetto dei dettagli#

Un clic sulla i (suggerimento «Dettagli») apre sotto il pulsante un riquadro con:

1. il titolo del compito;
2. il dettaglio, se c'è;
3. la scadenza in parole: «Entro le 18:00» se è oggi e non ancora passata, «Scaduto il 3 set» per un giorno passato, «Entro il 28 set» per un giorno futuro. Se il compito è in ritardo la riga ha il colore del triangolo ed è in grassetto;
4. «Vale per tutta l'attività», se il compito non appartiene a una sede;
5. per i post non pubblicati e i canali da ricollegare, un riquadro rosso Errore con il motivo registrato dal social (accorciato a 400 caratteri e ripulito dalle chiavi riservate). Se non è stato registrato nulla compare «Nessun dettaglio registrato».

Il riquadro si chiude con Esc, con un clic altrove, ridimensionando la finestra o scorrendo la pagina. Un secondo clic sulla stessa i lo chiude.

Che cosa cambia con il ruolo#

Problemi frequenti#

Voci correlate#

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