Importare clienti

L'importazione guidata serve a creare molte schede cliente in una volta, partendo da file che l'attività ha già: l'elenco clienti di un altro programma in Excel o CSV, moduli cartacei fotografati, schede cliente in PDF o in Word. Il programma legge i file, prepara le schede e le mostra prima di inserirle, con il file originale accanto, così si controlla ogni dato e si sceglie quali importare.

L'importazione è disponibile a tutti i ruoli (Titolare, Responsabile, Operatore).

Indice

1. Che cosa si può caricare
2. I dati che vengono letti
3. Procedura
   1. Gli stati di un file
   2. La revisione
   3. L'inserimento
4. Continuare in background e riprendere
5. Problemi frequenti
6. Voci correlate

Che cosa si può caricare#

Non c'è un limite alla dimensione dei file. Si possono caricare più file insieme e aggiungerne altri in più volte; il programma li invia a gruppi di 50. I PDF scansionati e le foto vengono letti pagina per pagina.

I dati che vengono letti#

Per ogni cliente il programma cerca questi campi. Quello che non trova nel file resta vuoto: il programma non inventa i dati mancanti.

Codice fiscale, data di nascita e sesso. Se il codice fiscale è valido, il programma ricava da esso la data di nascita e il sesso quando nel file mancano. Se nel file sono presenti ma non coincidono con quelli del codice fiscale, la scheda non viene importata e nell'elenco «Da non importare» compare il motivo, per esempio «Data di nascita: … non coincide con quella del codice fiscale».

Clienti già presenti. Un cliente che esiste già (stesso telefono, stessa email o stesso codice fiscale di una scheda esistente) non viene sovrascritto né aggiornato: quella scheda viene saltata e alla fine se ne legge il motivo.

Procedura#

1. Aprire Scartoffie ▸ Clienti ▸ Anagrafica, premere Aggiungi e scegliere Importa esistenti. Si apre la finestra Importa da file esistenti con quattro passi: Introduzione, Caricamento, Elaborazione, Revisione.
2. Introduzione. Leggere il testo e premere Avanti.
3. Caricamento. Trascinare i file nel riquadro tratteggiato (diventa azzurro al passaggio) oppure cliccarlo per aprire la scelta file. Sotto compare l'elenco dei file con nome e dimensione; una X toglie dall'elenco un file non ancora caricato. Avanti resta bloccato finché non c'è almeno un file. Premendo Avanti i file vengono caricati.
4. Elaborazione. Ogni file passa dal controllo di sicurezza e poi viene letto. La tabella mostra, per ogni file, lo stato e un'etichetta (vedi sotto). Quando tutti i file hanno finito e almeno uno è pronto, Avanti si attiva.
5. Revisione. Si controllano le schede lette, si tolgono quelle da non importare e si preme Inserisci N schede.
6. A inserimento finito compaiono il numero di schede inserite e, se ce ne sono, quelle non inserite con il motivo. Si chiude con Chiudi.

Gli stati di un file#

Se nessun file produce schede importabili compare l'avviso rosso «Nessun file ha prodotto schede importabili. Controlla i motivi nell'elenco.»

Un foglio senza righe di dati, o con le sole intestazioni, non è importabile. Se nessuna riga di un foglio produce una scheda valida, il motivo indicato è «Nessuna riga del foglio ha prodotto un record valido: vedi gli errori per riga.»

La revisione#

La finestra si allarga. A sinistra, in alto, due schede:

• Schede (N): una tabella con le schede lette, una per riga, con una casella da spuntare e i campi (quelli obbligatori hanno un asterisco). I dati mancanti sono indicati con «—».
• Da non importare (N): l'elenco degli elementi scartati, ciascuno con il motivo (per esempio un dato obbligatorio mancante, un codice fiscale non valido o un dato incoerente con il codice fiscale). Questi elementi non vengono inseriti: se servono, si correggono nel file e si ricarica, oppure si crea il cliente a mano con Crea da zero (vedi Clienti).

Nella barra della revisione:

• N selezionate indica quante schede verranno inserite; Tutte le seleziona tutte, Nessuna le deseleziona tutte. Per escludere una scheda si toglie la spunta alla sua riga.
• Mostra altre carica le righe successive, a blocchi.
• Scarta abbandona il file: dopo la conferma «Scartare "NOME FILE"? Le schede lette non verranno inserite.» il file esce dalle importazioni in sospeso.

A destra, il file originale: Originale lo apre in una nuova scheda del browser. Per le foto e per i PDF scansionati si vede la pagina accanto alle schede (con le frecce per cambiare pagina) e un promemoria: «Controlla i valori sull'originale: i nomi scritti a mano possono essere letti male.»

Con più file pronti, sopra la revisione compare una linguetta per ciascuno, con il nome del file e il numero di schede. L'inserimento vale per tutti i file pronti.

L'inserimento#

Il pulsante in fondo si chiama Inserisci N schede (con il numero delle schede selezionate in tutti i file pronti) ed è disattivato se non ce n'è nessuna. Premendolo, le schede vengono inserite in sequenza e compare «Inserimento in corso». Alla fine:

• la notifica verde «Inserite N schede» e l'elenco dei clienti si aggiorna;
• nella finestra, «N schede inserite»;
• per ogni file con schede saltate, un riquadro giallo «NOME FILE: non inserite N» con per ciascuna il nome e il motivo, per esempio che il numero di telefono, l'email o il codice fiscale appartengono già a un altro cliente;
• se l'inserimento si interrompe, un riquadro rosso indica quante schede sono state inserite prima dell'interruzione.

Le schede importate nascono con le stesse regole di un cliente creato a mano (vedi Clienti): lo stesso numero di telefono, la stessa email o lo stesso codice fiscale non possono comparire su due clienti.

Continuare in background e riprendere#

L'elaborazione prosegue anche se la finestra viene chiusa o la pagina ricaricata.

• Finché un file è in lavorazione, la finestra non si chiude con Annulla né con la X: compare l'avviso «C'è un'importazione in corso: aspetta che finisca, oppure scegli "Continua in background".» Il collegamento Continua in background chiude la finestra lasciando lavorare il programma.
• Ricaricare la pagina o uscire mentre qualcosa lavora fa chiedere al browser una conferma.
• Riaprendo Importa esistenti la finestra riparte da dove era rimasta: allo stato dei file se sono ancora in lavorazione, alla revisione se sono pronti, all'inserimento se è in corso.
• Un'importazione appartiene alla sede in cui è stata caricata. Tentare di confermarla da un'altra sede dà l'errore «Questo import è stato avviato in un'altra sede: torna alla sede in cui hai caricato i file per confermarlo.»

Problemi frequenti#

Voci correlate#

• Clienti
• Unire schede clienti
• Formati e dimensioni dei file