Bot e automazioni
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Questa voce è la mappa di ciò che Narciso fa senza che nessuno prema un pulsante: risponde ai clienti in chat, prenota al loro posto, manda auguri, richieste di recensione, promemoria e ricevute. Ogni automazione ha la sua voce; qui trovi il quadro d'insieme e gli interruttori.
Indice
Che cosa fa il programma da solo#
| Automazione | Che cosa fa | Quando scatta | Interruttore | Per un'attività nuova |
|---|---|---|---|---|
| Assistente in chat (Matilde) | Risponde ai clienti su Facebook, Instagram, WhatsApp Aziendale e WhatsApp Personale: capisce cosa vogliono e li aiuta (L'assistente in chat) | A ogni messaggio del cliente, giorno e notte | Almeno uno tra i cinque interruttori della chat (righe da Prenotazione intelligente ad Asta prenotazioni) | Acceso |
| Prenotazione intelligente | Cerca un posto, prenota, sposta e annulla appuntamenti, consiglia i servizi (Prenotazione intelligente) | Quando il cliente lo chiede in chat | Prenotazione intelligente | Acceso |
| Infopoint | Dà informazioni su attività, orari, listino, personale e sui dati del cliente stesso, come i punti (Infopoint) | Quando il cliente lo chiede in chat | Infopoint | Acceso |
| Previsione taglio | Da una foto del viso prepara tre proposte di taglio e un breve video (Previsione taglio (lo specchio)) | Quando il cliente ha un dubbio sul taglio e accetta | Previsione taglio | Acceso |
| Gestione recensioni | Invita i clienti contenti a lasciare una recensione su Google e raccoglie le critiche (Gestione recensioni) | Ogni ora per le vendite di almeno 24 ore prima; in chat quando il cliente commenta | Gestione recensioni | Spento |
| Asta prenotazioni | Propone uno scambio di posto a pagamento quando quello desiderato è occupato (Scambio del posto (Asta prenotazioni)) | In chat, per i clienti urgenti | Asta prenotazioni | Spento |
| Gestione compleanni | Codice sconto personale e auguri (Auguri di compleanno, onomastico e feste) | Ogni giorno alle 08:00 | Gestione compleanni | Spento |
| Gestione festività | Auguri di onomastico (con sconto) e di feste come Natale o Pasqua | Ogni giorno alle 08:05 | Gestione festività | Spento |
| Promemoria dell'appuntamento | Un messaggio un'ora prima (Messaggi automatici ai clienti) | Ogni minuto controlla chi ha un appuntamento entro un'ora | Nessuno | Sempre attivo |
| Ricevuta del Documento Commerciale | Manda al cliente il PDF della ricevuta (Messaggi automatici ai clienti) | Subito dopo una vendita con cliente | Nessuno | Sempre attiva |
| Avviso di un posto libero | Avvisa chi era in lista d'attesa per un servizio senza posto (Prenotazione intelligente) | Ogni 30 minuti | Nessuno (le richieste nascono dalla Prenotazione intelligente) | Sempre attivo |
| Altre attività | Scadenze fiscali, aggiornamento della scheda Google, contatti WhatsApp (Lavori automatici di Narciso) | Di notte o a intervalli | Nessuno | Sempre attive |
I messaggi automatici escono sempre dai canali del salone: per il cliente è il salone a scrivere. L'assistente, se il cliente glielo chiede, dice di essere un assistente virtuale (L'assistente in chat).
Gli interruttori#
Si trovano in Comunicazioni ▸ Impostazioni ▸ Abilita Assistente AI, sia nella pagina Comunicazioni sia nella colonna chat. La descrizione dettagliata di ogni casella, di chi può usarle e di cosa succede a spegnerle è in Impostazioni di Comunicazioni. Qui i punti che servono per capire le automazioni:
- Solo il Titolare può accendere e spegnere. Un Responsabile o un Operatore ottiene «Operazione riservata al Titolare.».
- Gli interruttori valgono per tutta l'attività: tutte le sedi e tutti i canali. Non c'è un interruttore per una sola sede, un solo canale o un solo cliente.
- Ogni casella si salva subito, senza conferma, e non registra chi l'ha cambiata.
- I cinque interruttori della chat (Prenotazione intelligente, Infopoint, Previsione taglio, Gestione recensioni, Asta prenotazioni) decidono che cosa sa fare l'assistente. Se sono tutti spenti l'assistente non fa nulla: i messaggi restano in chat come una normale conversazione da gestire a mano.
- Compleanni e Festività non riguardano la chat: sono lavori giornalieri indipendenti dagli altri interruttori.
- Riaccendere una casella non recupera nulla del passato, con una sola eccezione: le richieste di recensione per le vendite degli ultimi giorni (Gestione recensioni).
Che cosa NON esiste#
Per evitare aspettative sbagliate:
- Nessun promemoria «il giorno prima». Esiste solo il promemoria un'ora prima, per i clienti che hanno acconsentito alle comunicazioni commerciali (Messaggi automatici ai clienti).
- Nessuna conferma automatica quando è lo staff a inserire o spostare un appuntamento dal calendario: il cliente non riceve nulla.
- Nessun SMS di marketing. Gli SMS che Narciso manda sono soltanto il codice con cui l'assistente riconosce un cliente (Come l'assistente riconosce o registra un cliente) e il codice di sicurezza dell'accesso del personale.
- Nessuna pagina di prenotazione pubblica da mettere sul sito o sui social: i clienti prenotano scrivendo in chat.
- Nessuna esclusione per singolo cliente. Non si può dire «a questo cliente niente auguri» o «su questa chat niente assistente»: si spegne l'interruttore per tutti, si scrive a mano (la chat torna allo staff) oppure si blocca il contatto (Silenziare, bannare ed eliminare una conversazione).
- Nessun registro delle automazioni: per controllare cosa è successo si guardano la chat del cliente, il Calendario, la Rubrica, le Promozioni e la Segreteria (Come controllare cosa hanno fatto le automazioni).
- Nessuna personalizzazione dei testi dell'assistente o dei messaggi automatici.
Dove continuare#
- Come ragiona e quando risponde l'assistente: L'assistente in chat.
- Come riconosce o registra un cliente: Come l'assistente riconosce o registra un cliente.
- Cosa fare quando qualcosa non parte: la sezione «Cosa fare se» di ogni voce, e Come controllare cosa hanno fatto le automazioni.