Chiedere all'AI su un documento
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Quando un cliente o un fornitore manda un documento lungo, un preventivo, un listino, un contratto, si può chiedere all'assistente AI di Narciso di rispondere a domande sul suo contenuto, senza leggerlo tutto: «Qual è il totale?», «Entro quando va pagato?», «Che condizioni di consegna indica?».
Indice
Aprire l'assistente#
- Si apre l'allegato con un clic (Visualizzatore degli allegati).
- In alto a sinistra, tra i pulsanti, si preme Chiedi all'AI (il pulsante compare solo per PDF, documenti Word, presentazioni e fogli di calcolo; non per foto, video e audio).
- A destra, la griglia dei MEDIA EXPLORER lascia il posto alla chat con l'assistente. Premendo di nuovo il pulsante si torna alla griglia.
Cambiando allegato con le frecce o con le miniature la chat si chiude e, se per il nuovo documento c'erano già domande, ricompaiono.
Il documento deve essere pronto#
L'assistente risponde solo quando il documento è stato letto dal programma. Lo si capisce dal primo messaggio:
| Messaggio dell'assistente | Significato |
|---|---|
| «Sto leggendo il tuo documento...» | Il documento è ancora in preparazione: il campo per scrivere è bloccato. Il programma ricontrolla ogni 3 secondi per circa dieci minuti e sblocca da solo |
| «Ciao! Sono l'assistente AI di Narciso. Cosa vuoi sapere su questo documento?» | Pronto: si può scrivere |
| «Non sono riuscito a leggere questo documento.» | La preparazione non è riuscita: non si può interrogare. Il file originale resta scaricabile (Visualizzatore degli allegati) |
Fare una domanda#
- Si scrive nel campo «Chiedi qualcosa sul documento...».
- Si preme Invio o il pulsante con l'aeroplanino. La domanda compare a destra, su fondo arancione.
- Mentre l'assistente lavora si legge «Analisi del documento in corso...» per la prima domanda e «Sto formulando la risposta...» per le successive. Nel frattempo non si può scrivere.
- La risposta compare a sinistra, in un fumetto grigio, con il testo semplice (senza grassetti o elenchi formattati).
Le domande successive tengono conto delle precedenti: si può dire «e la seconda?» o «spiegamelo meglio» come in una conversazione.
Una domanda può essere lunga al massimo 2000 caratteri. Il programma usa le ultime 20 domande e risposte come memoria della conversazione.
Come risponde#
- Si basa soltanto sul contenuto del documento: se l'informazione non c'è, lo dice invece di inventarla.
- Per documenti di dimensioni normali (fino a circa 400 mila caratteri di testo) legge il documento intero. Per documenti più lunghi legge gli estratti più vicini alla domanda: la risposta può quindi dire che un dato non c'è anche se si trova in un'altra parte. Si riprova riformulando la domanda con parole che compaiono nel punto cercato.
- Per i documenti molto lunghi, se l'indice di ricerca non è ancora pronto (di solito subito dopo l'arrivo), può comparire «Il documento è molto grande: lo sto preparando per le domande. Riprova tra qualche minuto.».
Le fonti#
Sotto la risposta può comparire la riga Fonti: con pulsantini Fonte 1, Fonte 2... (al massimo 6). Ciascuno corrisponde a un passaggio del documento su cui si basa la risposta; passandoci sopra con il mouse si legge il passaggio. Il programma controlla che ogni passaggio sia davvero copiato dal documento e scarta quelli che non lo sono.
Cliccando una fonte, il visualizzatore cerca il passaggio nel PDF, ci scorre e lo evidenzia. Funziona nei documenti mostrati a pagine (PDF, e Word e PowerPoint convertiti), non nei fogli di calcolo. Possibili avvisi:
| Avviso | Che cosa vuol dire |
|---|---|
| «La fonte si può evidenziare solo nei documenti PDF già aperti.» | Il documento non è mostrato a pagine (per esempio è un foglio di calcolo) oppure non è ancora caricato |
| «Non ho trovato questa frase nel testo del PDF: potrebbe essere divisa tra due pagine o scritta in modo diverso nel file.» | Il passaggio non si trova alla lettera: si legge a mano |
| «Non sono riuscito a cercare la fonte nel documento.» | La ricerca nel PDF non è riuscita; si riprova |
La conversazione resta salvata#
Le domande e le risposte si salvano: richiudendo la finestra, cambiando pagina o ricaricando, riaprendo lo stesso allegato si ritrova la conversazione. Se ne vedono al massimo le ultime 200 voci.
La conversazione è di quel documento, su quel canale, in quella sede: la vedono anche i colleghi della stessa sede che aprono lo stesso allegato, e quello che si chiede resta lì per tutti. Non c'è un pulsante per cancellarla.
Limiti e privacy#
- 30 domande ogni 10 minuti per tutta l'attività: oltre, l'assistente risponde «Hai superato il limite di richieste. Attendi un momento.» e si riprova dopo qualche minuto.
- Per rispondere, il testo del documento viene inviato a un servizio esterno di intelligenza artificiale (Servizi esterni). Se il documento contiene dati personali o riservati si valuta prima se è il caso di usarlo.
- L'assistente può sbagliare: per cifre, date e clausole importanti si controlla la fonte nel documento.
- Non c'è nessuna limitazione per ruolo: Titolare, Responsabile e Operatore possono usarlo.
Cosa fare se...#
| Situazione | Che cosa fare |
|---|---|
| Il campo è grigio e dice «Sto leggendo il tuo documento...» | Si aspetta: sblocca da solo appena il documento è pronto |
| Compare «Assistente AI temporaneamente non disponibile» | Il servizio di intelligenza artificiale non risponde: si riprova tra poco |
| «Sto ancora leggendo il documento: riprova tra poco.» | La preparazione non è finita; si riprova dopo qualche istante |
| «Non sono riuscito a leggere questo documento: l'elaborazione è fallita.» | Il documento non si è potuto convertire: si legge l'originale scaricandolo |
| Risponde che un'informazione non c'è, ma c'è | Il documento è lungo e ha letto solo alcuni estratti: si riformula la domanda con le parole del punto cercato |
| Il pulsante Chiedi all'AI non c'è | L'allegato è una foto, un video o un audio |