Prima Nota

La Prima Nota è il registro cronologico di tutto il denaro che entra e che esce: in cima c'è il movimento più recente. Non ha totali, saldi né filtri per periodo o per tipo: mostra l'elenco. Per restringerlo si usa la ricerca, per fare somme si esporta.

Indice

1. Da dove arrivano le righe
2. Le colonne
   1. Modalità Transazione e Metodo Pagamento
   2. La colonna Stato
3. Che cosa significa ogni importo
4. Cercare e ordinare
5. La scheda dell'ordine
6. Dichiarare le vendite all'Agenzia delle Entrate
7. Procedure
8. Problemi frequenti
9. Voci correlate

Da dove arrivano le righe#

Ogni riga è di uno di quattro tipi, tutti mescolati e ordinati per data.

Chi lavora in una sede vede le vendite, gli ordini e le stampe di quella sede; il Titolare che non ha scelto nessuna sede vede l'insieme di tutte. Le ricariche di crediti e gli acquisti di domini sono invece dell'attività intera e compaiono in ogni sede.

Le colonne#

Il testo del fumetto compare facendo clic sulla i accanto al nome della colonna.

Modalità Transazione e Metodo Pagamento#

La colonna Stato#

Per gli ordini il programma oggi non offre un modo di confermarli dalla Prima Nota: restano «Da confermare».

Un clic sul badge Contestato o Contestazione persa apre il Dettaglio Contestazione: l'importo, il motivo dichiarato dal cliente, l'esito (Vinta, Persa oppure Chiusa (nessun addebito)) e la cronologia degli eventi. Si chiude con la X. Se non si carica compare «Impossibile caricare i dettagli della contestazione.»

Che cosa significa ogni importo#

• Entrate: il totale realmente incassato della vendita, già al netto di sconti, promozioni e punti fedeltà e comprensivo di IVA.
• Ordini a un fornitore: il totale dell'ordine con IVA inclusa, somma per ogni riga di quantità × prezzo unitario × (1 + aliquota IVA), arrotondata al centesimo.
• Stampe e ricariche: il totale pagato, IVA compresa.

La pagina non somma nulla: per i totali si esporta il registro.

Cercare e ordinare#

Ricerca. La esegue il programma sull'intero registro, non solo sulle righe già caricate. Parte circa un terzo di secondo dopo che si smette di scrivere; un solo carattere che non sia una cifra non viene cercato e oltre 100 caratteri la ricerca viene rifiutata. Se è troppo lenta compare «La ricerca è troppo lenta: restringila e riprova.»

Cerca, senza distinguere maiuscole, in Ordinante, Beneficiario, Descrizione e Importo:

• per le vendite trova il cliente (nome, cognome o «consumatore finale») e l'importo; scrivere «Vendita» o «La tua Azienda» corrisponde a tutte le vendite;
• per gli ordini trova il fornitore, il referente pagato, il numero d'ordine e l'importo;
• per le stampe il formato, la misura, il fornitore e l'importo;
• per le ricariche il pacchetto, il fornitore e l'importo.

L'importo si cerca come numero semplice: per trovare 45,00 euro si scrive «45». Per trovare un ordine si scrive solo il numero («12»), non «Ordine 12». La ricerca non guarda date, metodi di pagamento né stato.

Ordinamento. Si ordina con un clic sull'intestazione di Data o di Importo; le altre colonne non sono ordinabili.

Esportazione. Nel file la colonna Tipo esce come «Entrata» o «Uscita», Ric. Cortesia e Invio AGdE come «Sì» o «No», la data come data vera e l'importo con il segno (le uscite sono negative). La colonna Stato esporta il codice interno del pagamento, non le scritte «Dichiarata» o «Da dichiarare».

La scheda dell'ordine#

Un clic sul collegamento Ordine N nella colonna Descrizione apre sopra la pagina la scheda dell'ordine in sola lettura. Si chiude con la X in alto a destra o con un clic fuori dalla scheda.

Dall'alto contiene:

1. Intestazione: «ID ORDINE: #N», la data di creazione e due etichette, lo stato dell'ordine (Pendente, Inviato, Parziale, Ricevuto, Pagato, Annullato…) e lo stato del pagamento (In attesa, Pagato, Scaduto). Se all'ordine è collegata una fattura compare il pulsante Apri Fattura Allegata.
2. Fornitore: la ragione sociale e il referente pagato in quell'ordine, con il telefono come collegamento che avvia la chiamata.
3. Destinazione (la sede) e Operatore Richiedente.
4. Tre riquadri: Condizioni di pagamento, Tracciabilità (metodo di spedizione ed eventuale consegna prevista) e Note Operative.
5. Prodotti Ordinati: prodotto, destinazione (Uso Cabina, Rivendita Banco o entrambe), quantità, prezzo unitario e totale. Una riga annullata è barrata e porta la scritta «ANNULLATO».
6. In fondo Imponibile, IVA e TOTALE ORDINE.

Mentre i dati arrivano compare un cerchio che ruota; se l'ordine non si carica, «Impossibile caricare la scheda ordine.» Dalla scheda non si modifica nulla.

Dichiarare le vendite all'Agenzia delle Entrate#

Solo le vendite si dichiarano: il programma invia la vendita all'Agenzia delle Entrate e annota chi l'ha dichiarata e quando. Ordini, stampe e ricariche non si dichiarano. Molte vendite risultano già «Dichiarata» senza che si faccia nulla, perché il programma le trasmette al momento dell'incasso se lo scontrino elettronico è attivo (vedi Pagamenti e POS): in quel caso «Confermato il» e «Confermato da» restano «-».

Procedura

1. Si seleziona una o più righe con un clic ciascuna.
2. Si preme Dichiara Selezionati (verde): compare solo se tra le righe scelte c'è almeno una vendita ancora da dichiarare.
3. Si apre la finestra «Dichiara all'Agenzia delle Entrate», con due campi in sola lettura, Membro (Autore) e Data e Ora Dichiarazione, e la nota «Una vendita risulta dichiarata solo se l'Agenzia delle Entrate accetta davvero il documento.»
4. Si preme Dichiara (durante l'operazione «Dichiarazione in corso...»). Annulla chiude senza dichiarare.
5. Il programma invia una vendita alla volta. Al termine compare «Vendita dichiarata all'Agenzia delle Entrate» oppure «N vendite dichiarate all'Agenzia delle Entrate».

Se qualcuna non riesce compare «Dichiarazione non riuscita per: …» con il motivo; se nessuna delle righe è dichiarabile, «Nessuna vendita da dichiarare tra quelle selezionate.»; se l'errore è generale, «Errore durante la dichiarazione: nessuna vendita è stata dichiarata».

Regole

• Una vendita risulta dichiarata solo se l'Agenzia accetta il documento. Se l'Agenzia rifiuta, se lo scontrino elettronico non è attivo o se si prova tra le 23:55 e mezzanotte (l'Agenzia in quella finestra non accetta invii) si legge il motivo e la vendita resta da dichiarare.
• Una vendita già dichiarata non si dichiara di nuovo e non si può annullare: le righe già dichiarate vengono saltate.
• Solo Titolare e Responsabile possono dichiarare.

Procedure#

Controllare i movimenti del giorno e dichiarare le vendite

1. Si apre Contabilità: si apre la Prima Nota, con le righe di oggi in cima.
2. Si verificano importi e metodi; per un ordine si fa clic su «Ordine N» e si controlla il dettaglio.
3. Si selezionano le vendite ancora «Da dichiarare» e si preme Dichiara Selezionati.
4. Si controllano autore e data e si preme Dichiara.

Trovare tutti i pagamenti a un fornitore

1. Ricerca e si scrive il nome del fornitore (si cerca in Beneficiario).
2. Invio chiude il campo mantenendo il filtro; per toglierlo si riapre Ricerca e si preme la X.

Portare la Prima Nota in Excel

1. Senza righe selezionate, o selezionando solo quelle che servono, Esporta ▸ Excel (oppure CSV).
2. Nel file l'Importo ha il segno: le uscite sono negative.

Problemi frequenti#

Voci correlate#

• Contabilità
• Scadenzario
• Storico ordini
• Pagamenti e POS