Incassare

Incassare significa registrare la vendita di prodotti e servizi a un cliente nella modalità Riscuoti della Cassa. Questa voce descrive i passi e i metodi di pagamento; per la disposizione della pagina si veda Cassa.

Indice

1. Procedura: incassare in contanti
2. Voci non inventariate: la calcolatrice
   1. Tastierino
   2. Tastiera del computer
   3. Con OK
3. I metodi di pagamento
4. Procedure per metodo
   1. KlimaCard
   2. Messaggio (link di pagamento su WhatsApp)
   3. POS con SumUp e lettore Solo
   4. POS con Satispay
   5. Altro e terminali non collegati
5. Che cosa controlla il programma
   1. Motivi di errore della registrazione
6. Che cosa viene registrato
7. Arrivare dal Checkout di un appuntamento
8. Problemi frequenti
9. Voci correlate

Procedura: incassare in contanti#

1. Controllare di essere in modalità Riscuoti.
2. Cliccare il cliente nella colonna di sinistra (facoltativo: senza cliente la vendita è anonima).
3. Cliccare i prodotti e i servizi da vendere e regolare le quantità con i pulsanti più e meno.
4. (Facoltativo) Scrivere un codice sconto e premere Invio (vedi Codice sconto in Cassa).
5. Con le frecce del metodo scegliere CONTANTI.
6. Controllare il TOTALE sullo scontrino.
7. Cliccare Riscuoti.
8. Compare il messaggio verde «Vendita registrata con successo!» e il browser riproduce un breve suono di cassa (vedi Avvisi e suoni). Lo scontrino si svuota e il codice sconto viene cancellato.

La selezione del cliente resta: se il cliente successivo è un altro, va tolta a mano.

Se la vendita non riesce lo scontrino resta com'era: nulla viene svuotato, si può correggere e riprovare.

Voci non inventariate: la calcolatrice#

Per incassare qualcosa che non è in catalogo (una mancia, un prodotto non registrato, un servizio occasionale) si usa il pulsante calcolatrice sopra l'elenco dei prodotti. La calcolatrice sostituisce l'elenco e contiene, dall'alto:

1. la casella nome della voce, obbligatoria. Finché è vuota mostra a rotazione quattro frasi di aiuto, come se qualcuno stesse scrivendo; appena la si clicca o si scrive compare «Nome voce»;
2. un display verde con il prezzo, inizialmente 0;
3. la casella descrizione, «Descrizione (opzionale)»;
4. il tastierino: 7 8 9 e C; 4 5 6 e il tasto che cancella l'ultima cifra; 1 2 3 e OK; 0, 00 e la virgola.

Tastierino#

Tastiera del computer#

Con la calcolatrice aperta la tastiera pilota la calcolatrice anche se nessuna casella è selezionata:

Con OK#

• Se il nome è vuoto non succede nulla e non compare nessun messaggio: va scritto prima il nome.
• Altrimenti la voce entra nello scontrino con quantità 1 e il prezzo indicato, e la calcolatrice si chiude. La descrizione non viene conservata.
• La stessa voce si può aggiungere più volte: ogni volta è una riga nuova. Le voci non inventariate compaiono solo nello scontrino, mai nell'elenco.
• All'incasso la voce viene registrata come riga libera con il nome e il prezzo indicati e con l'aliquota IVA dell'attività. Non dà punti fedeltà.
• Se l'attività non ha un'aliquota IVA impostata l'incasso è bloccato (vedi IVA e regime forfettario in Cassa).

Se si legge con il lettore un codice a barre sconosciuto la calcolatrice si apre da sola (vedi Lettore di codici a barre).

I metodi di pagamento#

Il selettore del metodo è in fondo allo scontrino, nella prima riga dei comandi. I metodi, nell'ordine:

I nomi dei metodi hanno colori diversi (KlimaCard verde, Contanti ambra, POS blu, Altro viola, Messaggio verde WhatsApp).

Le vendite che la Cassa registra direttamente sono solo contanti e bonifico (Altro). Le vendite con carta/POS, Satispay e KlimaCard nascono solo dal pagamento verificato dal sistema: la Cassa non le registra da sola.

Per KlimaCard, Messaggio e POS compare accanto al metodo un secondo selettore:

Un nome barrato nel selettore indica che il circuito non può essere usato: per KlimaCard il nome del POS è barrato quando Stripe non è collegato; per il metodo POS il circuito è barrato se non può ricevere l'importo.

Procedure per metodo#

KlimaCard#

1. Preparare lo scontrino.
2. Scegliere KLIMACARD.
3. Scegliere il terminale (POS 1, POS 2 o POS 3). Il nome non deve essere barrato.
4. Cliccare Riscuoti.
5. Se il terminale è libero compare il messaggio verde «Link di pagamento KlimaCard creato: in attesa di pagamento sul POS N. La vendita verrà registrata quando il cliente paga.» Lo scontrino si svuota e il codice sconto viene cancellato.
6. Se su quel terminale c'è già un pagamento in attesa compare il messaggio giallo «Il POS N di KlimaCard risulta già occupato» con il pulsante Libera. Libera chiude il pagamento in attesa e ne crea subito uno nuovo per lo scontrino corrente. Attenzione: liberare un terminale annulla il pagamento che era in attesa lì.

La vendita compare nelle liste solo dopo che il cliente ha pagato. Il pagamento in attesa scade dopo 30 minuti; l'importo minimo è 0,50 €. Si può usare anche senza scegliere un cliente. Serve Stripe collegato (vedi Collegamenti della Cassa).

Messaggio (link di pagamento su WhatsApp)#

1. Scegliere il cliente (obbligatorio): il metodo MESSAGGIO compare solo se ha un numero WhatsApp.
2. Preparare lo scontrino e scegliere MESSAGGIO.
3. Cliccare Riscuoti.
4. Compare il messaggio verde «Link di pagamento inviato su WhatsApp: la vendita verrà registrata quando il cliente paga.» Lo scontrino si svuota.

Al cliente arriva il testo «Ciao NOME! Ecco il link per pagare € X: … Il link è valido 30 minuti. Grazie!». Il link vale 30 minuti e l'importo minimo è 0,50 €. La vendita non viene registrata subito: nasce solo quando il pagamento è confermato (con magazzino, punti e documento commerciale come per ogni vendita). Se il link scade senza pagamento non resta nulla da annullare.

Errori in rosso: «Invio del link WhatsApp non riuscito: MOTIVO», per esempio «Impossibile inviare il messaggio WhatsApp: numero mancante o WhatsApp non collegato per questa sede» o «Stripe non configurato per questo tenant». In questi casi non viene inviato nulla e lo scontrino resta com'è.

POS con SumUp e lettore Solo#

Vale solo se SumUp è collegato e alla sede è abbinato un lettore Solo (vedi Collegamenti della Cassa).

1. Preparare lo scontrino, scegliere POS e il circuito SumUp.
2. Cliccare Riscuoti. L'importo parte sul lettore e lo scontrino si svuota. Compare l'avviso giallo «In attesa del pagamento sul lettore SumUp (€ X). La vendita verrà registrata quando il cliente paga.» con il pulsante Annulla, disponibile fino a 10 minuti.
3. Il cliente paga sul lettore. Il programma controlla l'esito ogni 2 secondi:
   • pagamento riuscito: messaggio verde «Pagamento SumUp riuscito: vendita registrata.» e suono di cassa. La vendita nasce solo ora;
   • pagamento non riuscito: messaggio rosso «Pagamento sul lettore SumUp non riuscito: MOTIVO. Nessuna vendita registrata: ricomponi il carrello e riprova.»;
   • Annulla prima che il cliente paghi: «Pagamento sul lettore annullato: nessuna vendita registrata.» Se nel frattempo il pagamento è già riuscito, l'annullamento non cambia l'esito e compare quello vero. Se l'annullamento non riesce: «Annullamento non riuscito: MOTIVO».
4. Se il pagamento non parte compare «Pagamento sul lettore SumUp non avviato: MOTIVO» (per esempio lettore occupato o non pronto).

Con l'opzione Scontrino dichiarato da SumUp attiva, Narciso non trasmette all'Agenzia delle Entrate le vendite pagate con il lettore (vedi Collegamenti della Cassa).

POS con Satispay#

Vale solo se Satispay è collegato.

1. Preparare lo scontrino, scegliere POS e il circuito Satispay.
2. Cliccare Riscuoti. Lo scontrino si svuota, si apre la schermata Satispay con il QR o il campo per il numero di telefono del cliente e compare l'avviso giallo «In attesa del pagamento Satispay (€ X). La vendita verrà registrata quando il cliente paga.» con il pulsante Annulla, disponibile fino a 10 minuti.
3. Il cliente approva il pagamento nella sua app Satispay. Il programma controlla l'esito ogni 2 secondi:
   • pagamento riuscito: «Pagamento Satispay riuscito: vendita registrata.» e suono di cassa;
   • pagamento non riuscito: «Pagamento Satispay non riuscito: MOTIVO. Nessuna vendita registrata: ricomponi il carrello e riprova.»;
   • Annulla prima che il cliente paghi: «Pagamento Satispay annullato: nessuna vendita registrata.» Se l'annullamento non riesce: «Annullamento non riuscito: MOTIVO».
4. Se il pagamento non parte compare «Pagamento Satispay non avviato: MOTIVO».

Chiudere la schermata Satispay con la X non annulla il pagamento: l'attesa resta e si annulla dall'avviso giallo.

Altro e terminali non collegati#

ALTRO registra la vendita come bonifico, senza controlli sui collegamenti. È il metodo da usare, insieme a CONTANTI, quando il pagamento è passato su un terminale che non è collegato alla Cassa (myPOS, Axerve, Nexi o altri): si incassa sul terminale e poi si registra la vendita.

Che cosa controlla il programma#

Prima di registrare, nell'ordine:

Motivi di errore della registrazione#

Che cosa viene registrato#

Quando la vendita va a buon fine:

• La vendita viene salvata nella sede in cui si sta lavorando, con data e ora attuali, totale, metodo di pagamento e righe di prodotti e servizi.
• Il magazzino: per ogni prodotto la giacenza scende della quantità venduta e viene annotato un movimento di scarico «Vendita #…» (vedi Magazzino).
• Il cliente, se scelto: il totale speso aumenta dell'importo, l'ultima visita diventa oggi e il cliente viene associato alla sede.
• I punti fedeltà: vedi Pagamenti e POS.
• Il codice sconto, se applicato, viene segnato come usato. Se questo passaggio non riesce (per esempio perché nel frattempo il codice ha raggiunto il limite di utilizzi), la vendita resta registrata e compare in rosso «Vendita registrata, ma il codice sconto "NOME" non è stato segnato come usato: MOTIVO. Controlla manualmente il codice.»
• L'appuntamento: se si è arrivati dal Checkout di un appuntamento, diventa Completato (con KlimaCard, SumUp, Satispay e Messaggio, quando il cliente ha pagato). Un appuntamento genera al massimo una vendita. Se la vendita viene eliminata, l'appuntamento torna Confermato (vedi Scheda appuntamento).
• Il documento commerciale all'Agenzia delle Entrate, se lo scontrino elettronico è attivo (vedi Pagamenti e POS).

In Riscuoti non si apre nessuna finestra di ricevuta e non parte nessuna stampa: sullo schermo lo scontrino si svuota. Per ritrovare la vendita si usano le pagine di riepilogo (vedi Storico transazioni).

Arrivare dal Checkout di un appuntamento#

Il pulsante Checkout della Scheda appuntamento apre la Cassa in modalità Riscuoti con il cliente già selezionato e nello scontrino tutti i servizi e i prodotti dell'appuntamento, con le loro quantità e al prezzo di listino attuale. Da lì si procede come per una vendita normale. Se il cliente non si trova compare «Cliente non trovato.». Cambiare modalità dalla Cassa svuota lo scontrino.

Problemi frequenti#

Voci correlate#

• Cassa
• Codice sconto in Cassa
• IVA e regime forfettario in Cassa
• Pagamenti e POS
• Collegamenti della Cassa