Importare il personale
Ultimo aggiornamento:
L'importazione del personale crea le schede dei collaboratori a partire da file che l'attività ha già: contratti, curriculum, fogli di calcolo con l'elenco dei dipendenti, documenti fotografati. Il programma legge i file, prepara le schede e le mostra prima di inserirle, con il file originale accanto, così si controlla ogni dato e si sceglie quali importare.
Il funzionamento è lo stesso dell'importazione dei clienti (finestra a quattro passi, stati dei file, revisione con l'originale accanto, elaborazione in background): è descritto per intero in Importare clienti. Questa voce riporta soltanto ciò che cambia per il personale.
Indice
Chi può farlo#
Solo il Titolare. I dati anagrafici, bancari e contrattuali dei collaboratori sono riservati a lui (vedi Anagrafica del personale). Un Responsabile o un Operatore che prova l'importazione riceve il messaggio «L'importazione del personale è riservata al Titolare: i dati anagrafici, bancari e contrattuali dei collaboratori sono suoi.»
Come si avvia#
- Aprire Scartoffie ▸ Personale e restare sulla scheda Anagrafica.
- Premere Aggiungi e scegliere Importa esistenti.
- Si apre la finestra di importazione, con la descrizione: «Carica contratti, curriculum, fogli o documenti dei tuoi collaboratori. L'Intelligenza Artificiale li legge e prepara le schede: prima di inserirle le rivedi e scegli quali importare. Per ogni collaboratore servono nome, cognome, telefono (il numero del codice SMS di accesso) e ruolo. Solo il Titolare può importare il personale.»
- Si prosegue come per i clienti: caricamento dei file, elaborazione, revisione, Inserisci N schede.
I dati che vengono letti#
Per ogni collaboratore il programma cerca i campi seguenti. Quello che non trova nel file resta vuoto: il programma non inventa i dati mancanti.
| Campo | Obbligatorio | Note |
|---|---|---|
| Nome | Sì | Fino a 50 caratteri |
| Cognome | Sì | Fino a 50 caratteri |
| Telefono | Sì | Numero di cellulare valido: è il numero a cui arriva il codice SMS di accesso |
| No | ||
| Ruolo | Sì, al momento dell'inserimento | Titolare, Responsabile oppure Operatore. Parole come «proprietario», «manager», «dipendente» o «collaboratore» vengono riconosciute |
| Codice fiscale | No | 16 caratteri con il carattere di controllo giusto |
| Data di nascita | No | |
| Sesso | No | «M» o «maschio» e «F» o «femmina»; se il codice fiscale è valido il sesso si ricava da lì |
| Qualifica | No | Per esempio Barbiere, Estetista, Receptionist |
| Residenza | No | |
| Domicilio | No | Se diverso dalla residenza |
| IBAN | No | Con controllo di validità |
| Banca | No | |
| Note | No |
Il ruolo va indicato. Il programma non assegna un ruolo di riserva: una scheda senza ruolo non viene inserita e nell'elenco finale compare il motivo, cioè che bisogna indicare il ruolo del collaboratore.
Codice fiscale, data di nascita e sesso funzionano come per i clienti: se i dati letti non coincidono con quelli ricavati dal codice fiscale, la scheda finisce in Da non importare con il motivo.
Che cosa succede ai collaboratori importati#
- Nascono nella sede in cui si sta lavorando e il collaboratore compare in quella sede.
- Hanno un colore assegnato in automatico, diverso da quello degli altri (vedi Anagrafica del personale).
- Non hanno nickname né password, quindi non possono ancora accedere al programma. Per dare l'accesso si apre la scheda con Modifica, si assegnano nickname e password e si conferma con il codice SMS (vedi Personale).
- I dati di contratto, i contatti di emergenza e i documenti non vengono importati: si completano dalla scheda.
- Se esiste già un collaboratore con lo stesso codice fiscale, la scheda non viene inserita e l'elenco finale riporta «Esiste già un collaboratore con il codice fiscale…»: una persona è una sola scheda.
Dopo l'importazione#
- Si controllano le schede nuove nella tabella (la tabella si aggiorna da sola).
- Per ciascuna si completano contratto, dati fiscali e documenti con Modifica.
- Se il collaboratore deve usare il programma, si assegnano nickname e password e, nella scheda Turni, i suoi turni (un Operatore senza turno non riesce ad accedere, vedi Fine turno).