Prenotazione intelligente

Con Prenotazione intelligente accesa, un cliente può prenotare, spostare e annullare un appuntamento scrivendo in chat a parole (o con un vocale), senza link né moduli. L'assistente (L'assistente in chat) propone solo posti liberi e scrive l'appuntamento nel Calendario quando il cliente conferma. È l'unico interruttore acceso di serie insieme a Infopoint e Previsione taglio (Impostazioni di Comunicazioni).

Indice

1. Che cosa deve essere a posto perché funzioni
2. Il percorso di una prenotazione
   1. Che cosa ottiene il salone
3. Quando non c'è posto
   1. L'avviso quando si libera un posto
4. Spostare o annullare
5. Consigliare un servizio
6. Limiti
7. Cosa fare se
8. Voci correlate

Che cosa deve essere a posto perché funzioni#

L'assistente non conosce nulla a memoria: legge ogni volta il programma. Quindi dipende da come è configurato il salone:

Il percorso di una prenotazione#

L'assistente porta il cliente per tre passi, adattandosi a ciò che dice:

1. Il servizio, sempre per primo. Se il cliente non lo dice (anche se dice già il giorno: «hai un buco domani?») l'assistente gli fa una domanda sola, aperta, in parole semplici («che cosa ti piacerebbe fare?»), e restringe le possibilità a ogni risposta. Non fa scegliere da un elenco di categorie. Più servizi insieme sono un solo appuntamento: gli orari liberi si cercano considerandoli tutti, e servono tutti gli operatori abilitati.
2. Giorno e orario, e 3. l'operatore, in qualsiasi ordine: il cliente può partire da «sabato mattina», da «voglio con Marco» o da nessuna preferenza (in quel caso l'assistente propone pochi giorni e orari buoni). Gli orari proposti tengono già conto della durata, dei tempi di posa e degli appuntamenti già presi.
3. Il riepilogo e il «sì». Quando servizio, giorno, ora e operatore sono chiari, l'assistente li riepiloga con il prezzo e chiede conferma. Solo dopo un «sì» chiaro l'appuntamento viene scritto. Un «forse» o un silenzio non bastano.

Se il cliente non è ancora registrato, la registrazione parte al momento del «sì», prima che l'appuntamento venga scritto: poi l'assistente riprende da dove era (Come l'assistente riconosce o registra un cliente) e ricontrolla che il posto sia ancora libero.

Che cosa ottiene il salone#

• L'appuntamento compare nel Calendario nello stato In attesa (Scheda appuntamento), senza postazione: se serve, la si assegna a mano (Agenda).
• Se il cliente ripete due volte la conferma, non si crea un secondo appuntamento identico.
• Non si può prenotare nel passato.
• L'assistente chiede, in modo naturale, quanta fretta ha il cliente (una cerimonia, «il prima possibile», «quando c'è posto») e lo registra come urgenza dell'appuntamento. Serve alla funzione Asta prenotazioni; non compare nella scheda dell'appuntamento.
• A domicilio: solo se servizio e operatore lo ammettono; l'assistente chiede l'indirizzo.
• Dopo la prenotazione il cliente riceve in chat un riepilogo con servizi, giorno, ora, operatore, sede e prezzo, come immagine (una pagina) o PDF (più pagine), poi un breve saluto, e la conversazione si chiude. Se il riepilogo non riesce a partire, la prenotazione resta valida.

Quando non c'è posto#

L'assistente non si ferma al «non c'è posto» e non chiede al cliente di cercare da solo:

1. Se il servizio non ha posto nel giorno chiesto, cerca il primo giorno libero più vicino, guardando fino a un mese in avanti, e propone i suoi orari spiegando in parole semplici perché il giorno chiesto non andava (nessun operatore in turno, tutto occupato…).
2. Se in un mese non c'è nessun giorno libero, cerca un servizio simile (stessa categoria o stesso scopo) con posto nel giorno chiesto o in quelli vicini, e propone solo quelli che risultano liberi.
3. Se nemmeno un servizio simile ha posto, offre due strade: passare in salone a prenotare di persona oppure essere avvisato appena si libera un posto.
4. Se il Titolare ha acceso l'Asta prenotazioni e il cliente è urgente, l'assistente può anche proporgli di liberare il posto occupato pagando un supplemento: vedi Scambio del posto (Asta prenotazioni).
5. Se un servizio non è prenotabile per come è configurato, cambiare giorno non serve: passa al servizio simile o al salone, e non offre la lista d'attesa.

L'avviso quando si libera un posto#

Se il cliente sceglie di essere avvisato, viene messo in lista d'attesa per quei servizi (e quell'operatore, se lo aveva indicato).

• Ogni 30 minuti il programma cerca il primo giorno libero (fino a 60 giorni) per ogni richiesta in attesa.
• Se lo trova, scrive al cliente sull'ultimo canale usato dal cliente (Messaggi automatici ai clienti): «Ciao Nome, si è liberato un posto per Servizio: giorno, per esempio alle … Se ti va, scrivimi qui e lo prenoto subito.» e chiude la richiesta.
• La richiesta scade dopo 90 giorni dal giorno chiesto.
• Se il cliente non ha nessun canale raggiungibile la richiesta si chiude come non raggiungibile.
• Non c'è una schermata che elenchi le liste d'attesa.

Spostare o annullare#

Il cliente scrive che vuole spostare, cambiare operatore o annullare. L'assistente legge i suoi appuntamenti futuri (se sono più d'uno chiede quale) e poi:

• Spostare o cambiare operatore: controlla che il nuovo orario o operatore sia libero, dice che cosa cambierebbe e, dopo il «sì», applica la modifica.
• Annullare: prima chiede il motivo e propone un'alternativa; dopo un «sì» chiaro porta l'appuntamento allo stato Annullato.

Valgono queste regole:

• Si possono toccare solo appuntamenti del cliente che sta scrivendo, futuri e ancora In attesa o Confermati. Un appuntamento già svolto, incassato o chiuso non si modifica.
• Una modifica resta nella stessa sede dell'appuntamento.
• L'assistente non annulla e non sposta per un altro cliente.

Se il cliente chiede qualcosa che l'assistente non può fare (per esempio sulle penali o sul preavviso, di cui non sa nulla), gli dà il telefono del salone.

Consigliare un servizio#

Se il cliente è indeciso, chiede consiglio o la differenza tra due servizi, o dice solo «un taglio» quando ce ne sono diversi, l'assistente fa una domanda per capire cosa cerca e poi presenta uno, due o al massimo tre servizi adatti, raccontando l'esperienza di ciascuno. La presentazione è di solito un messaggio vocale (circa 60–110 parole; su WhatsApp, Instagram e Messenger); se il vocale non parte, parte il testo.

Ogni fatto (cosa comprende il servizio, durata, prezzo) è preso dal programma: non inventa ingredienti, marchi o risultati. Se la descrizione del servizio nel listino è scarna, la presentazione sarà breve. Quando il cliente sceglie, si passa alla prenotazione.

Limiti#

• Un solo salone alla volta: un appuntamento ha servizi di una sola sede.
• Niente postazioni: vanno assegnate a mano.
• Niente pagamenti e acconti in chat.
• Nessun avviso allo staff alla prenotazione, allo spostamento o all'annullamento: si vedono dal Calendario.
• Nessuna regola di preavviso o penali: se il cliente chiede, l'assistente non le inventa.

Cosa fare se#

Voci correlate#

• L'assistente in chat
• Come l'assistente riconosce o registra un cliente
• Infopoint
• Bot e automazioni