Scambio del posto (Asta prenotazioni)
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Lo scambio del posto è una funzione dell'assistente in chat (L'assistente in chat): quando un cliente ha urgenza di un orario già occupato, l'assistente gli propone di pagare 5 € in più e chiede a chi occupa quel posto di spostarsi, offrendo a quest'ultimo un buono di 2 €. Il salone la presenta così: «Ogni slot non è più fisso: viene venduto al miglior offerente, cioè a chi è più urgente.»
Indice
Come si accende#
Solo il Titolare può accendere o spegnere l'Asta prenotazioni (agli altri ruoli compare «Operazione riservata al Titolare.» e l'interruttore torna indietro). Dalla chat: Impostazioni ▸ Abilita Assistente AI, riga Asta prenotazioni (vedi Impostazioni di Comunicazioni). È un'impostazione per salone. Vale solo per i clienti già registrati (Come l'assistente riconosce o registra un cliente) e solo sui canali in cui l'assistente risponde.
L'urgenza#
Quando il cliente conferma una prenotazione in chat, l'assistente ricava dalle sue parole l'urgenza: bassa, media o alta. Gli appuntamenti presi dal Calendario o dal sito contano come media.
Il percorso#
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Il posto che il cliente vuole è occupato e la sua urgenza è media o alta. L'assistente gli chiede se pagherebbe 5 € in più, spiegando che non paga nulla se il posto non si libera. Con urgenza bassa la richiesta non parte.
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Il programma cerca chi occupa il posto. Può essere spostato un cliente se il suo appuntamento:
- è dello stesso giorno e della stessa sede ed è in attesa o confermato;
- inizia tra più di 2 ore;
- ha un'urgenza minore di quella del richiedente (media sposta solo bassa; alta sposta bassa, media e senza urgenza);
- non è già stato contattato né coinvolto in un altro scambio;
- e, liberandolo, il posto diventa davvero prenotabile.
Si parte dal meno urgente.
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Per chi viene spostato si trova un nuovo posto: il primo orario libero nei 14 giorni da oggi, con lo stesso operatore, non prima di 24 ore da adesso e fuori dalla fascia che si libera.
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Si scrive a quel cliente sul suo canale. È raggiungibile WhatsApp Personale sempre; WhatsApp Business, Instagram e Facebook solo se ha scritto nelle ultime 24 ore; Telegram ed email sono esclusi. Il messaggio è:
Ciao Nome, ho un favore da chiederti: potresti spostare il tuo appuntamento (servizi) di giorno alle HH:MM a giorno alle HH:MM? Per scusarmi del disagio ti offro un buono di 2 € che viene applicato in cassa automaticamente. Se per te va bene scrivimi «sì» e lo sposto io; se preferisci restare dove sei dimmi «no» e non cambia nulla. Mi basta saperlo entro giorno alle HH:MM.
L'assistente non rivela chi ha chiesto il posto né il supplemento.
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Il richiedente viene avvisato che l'assistente ha scritto a chi occupa il posto, che ha 24 ore per rispondere e che, se non può, si passa a un altro.
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Se l'occupante risponde no (o il tempo scade: 24 ore, e comunque non oltre l'inizio del suo appuntamento), si passa al candidato successivo. Il controllo gira ogni 15 minuti.
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Se risponde sì, il programma sposta l'occupante e prenota il richiedente nel posto liberato (stato iniziale: in attesa), con l'urgenza e il supplemento di 5 €, e crea un buono di 2 € per l'occupante. Se il posto proposto all'occupante nel frattempo non è più libero gli viene proposto un altro orario; se la prenotazione fallisce, l'occupante resta dov'era.
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Il richiedente riceve l'esito.
Se è riuscito: «Buone notizie Nome: il posto si è liberato e l'ho prenotato per te. Servizi, giorno alle HH:MM. Il supplemento di 5 € che hai accettato si paga in cassa insieme al servizio. A presto!»
Se nessuno può spostarsi: «Ciao Nome, purtroppo non sono riuscito a liberare il posto che volevi: nessuno dei clienti che lo occupano ha potuto spostarsi. Non hai nulla da pagare. Se vuoi, scrivimi qui e cerco un altro giorno o un altro orario.»
Se un messaggio non parte, il personale riceve una notifica nel programma, Scambio del posto: cliente non avvisato, con il testo da inviare a mano. Se uno scambio resta a metà arriva Scambio del posto rimasto a metà e va controllato a mano.
Le richieste hanno quattro stati: in attesa dell'occupante, in esecuzione, concluso, senza esito. Un cliente può avere una sola richiesta aperta alla volta.
In Cassa#
- Facendo il check-in di un appuntamento nato da uno scambio, la Cassa aggiunge da sola al carrello la voce manuale Supplemento urgenza da 5 €. Se non riesce a leggerla compare «Non riesco a leggere il supplemento di urgenza di questo appuntamento: se ce n'è uno, aggiungilo a mano prima di incassare.»
- Il programma non lascia chiudere la vendita senza quella voce: «Questo appuntamento ha un supplemento di urgenza di €5.00 da incassare: aggiungi la voce "Supplemento urgenza" di quell'importo (se vuoi rinunciarvi usa lo sconto).»
- In modalità Riscuoti, con il cliente selezionato, i buoni del cliente vengono tolti dal totale, dal più vecchio, finché ci stanno interi: nel riepilogo compare Buono spostamento −€X. Il buono si consuma una volta sola con la vendita; se la vendita viene eliminata, torna al cliente.
- Il buono non ha scadenza, vale in qualunque sede del salone e non conta nel tetto di sconto dell'Operatore.
- In Prima nota il supplemento è una normale voce della vendita (Incassare, Cassa).
Cosa si vede nel Calendario#
Nessun segno di urgenza o supplemento. Nella Scheda appuntamento il metodo di prenotazione compare con la scritta grezza SCAMBIO_POSTO, e lo stesso nella colonna «Metodo di prenotazione» dell'anagrafica clienti.
Limiti da conoscere#
- Spegnendo l'interruttore con richieste aperte, il controllo ogni 15 minuti può ancora scrivere al candidato successivo, ma l'occupante non può più rispondere perché il flusso è spento.
- Se l'invio del messaggio al richiedente fallisce dopo essere stato messo in coda (per esempio la finestra di 24 ore dei canali Meta è chiusa), il personale non riceve avviso.
- Sono esclusi gli occupanti senza canale raggiungibile, senza nome o senza nuovo posto.