Presenze

La scheda Presenze è il cartellino del salone: un elenco delle timbrature di entrata e di uscita dei collaboratori, con l'orario, la durata del turno e lo stato. Le timbrature non si inseriscono a mano: si registrano passando un codice sul lettore collegato al salone (vedi Lettore di codici a barre).

Indice

1. Come si apre
2. Le colonne
   1. Gli stati
3. Come si leggono le timbrature
4. Cercare
5. Esportare
6. Chi vede le assenze per malattia
7. Timbrare con il lettore
   1. Che cosa si passa sul lettore
   2. Le regole
   3. Gli avvisi
   4. Che cosa fare se la timbratura è rifiutata
8. Il pulsante Aggiungi
9. Problemi frequenti
10. Voci correlate

Come si apre#

Nel gruppo Scartoffie si sceglie Personale e poi la linguetta Presenze (vedi Personale). La scheda è aperta a tutti e tre i ruoli. Il titolo della pagina è «Cartellino Presenze» e quello della scheda del browser «Registro presenze & Timbrature orarie — Narciso».

L'elenco mostra le timbrature della sede in cui si sta lavorando; per vedere un'altra sede si cambia sede dalla Mappa sedi e sede attiva.

Le colonne#

Ogni intestazione ha un'icona «i» che spiega il contenuto della colonna.

Gli stati#

Da questa scheda non si possono inserire né cambiare ferie, malattie e note: le colonne mostrano ciò che è già registrato.

Come si leggono le timbrature#

• Le timbrature sono ordinate dalla più recente alla meno recente.
• Si caricano a blocchi mentre si scorre: non c'è un limite al numero di timbrature. Mentre un blocco arriva compaiono righe grigie; se non arriva compare «Non è stato possibile caricare le presenze.» con il pulsante Riprova.
• La barra in basso mostra Totale record: N, cioè quante timbrature esistono nella sede (o quante corrispondono alla ricerca).
• La pagina si aggiorna da sola quando arriva una timbratura, senza bisogno di ricaricarla.
• Si può ordinare per Data, Dipendente ed Entrata / Uscita, anche su più colonne insieme (fino a tre). L'ordinamento riguarda tutte le timbrature, non solo quelle già caricate. Durata e Stato non si ordinano.

Il comportamento generale della tabella (selezione delle righe, larghezza delle colonne, pulsante Copia, scelta delle colonne con Visibilità) è quello descritto in Le tabelle dei dati. Questa scheda non ha i pulsanti Modifica e Unisci.

Cercare#

1. Premere Ricerca: il campo propone «Cerca per dipendente...».
2. Scrivere parte del nome o del cognome (anche «Mario Rossi») oppure un pezzo delle note. Maiuscole e minuscole non contano.
3. La ricerca parte appena si smette di scrivere e servono almeno 2 lettere; un numero vale anche di una sola cifra.

Con la ricerca attiva anche Totale record e l'esportazione riguardano solo le timbrature trovate. Invio chiude il campo mantenendo il filtro; la X azzera la ricerca.

Esportare#

Il pulsante Esporta prepara il file con tutte le timbrature che corrispondono alla ricerca (non solo quelle visibili) oppure, se ci sono righe selezionate, solo quelle, con le colonne visibili. I formati sono Excel, CSV, JSON e PDF (tabella A4 in orizzontale, titolata «Cartellino presenze»). Il file si chiama presenze_AAAA-MM-GG con l'estensione scelta.

Le esportazioni sono limitate a 20 ogni 10 minuti. Se l'esportazione fallisce compare «Esportazione non riuscita. Riprova tra qualche istante.»

Chi vede le assenze per malattia#

La malattia è un dato sulla salute e per questo è protetta. Lo stato Malattia e le relative note li vedono solo:

• il Titolare;
• la persona interessata, sulle proprie righe.

Per tutti gli altri la riga appare come «Assente» e le note risultano vuote. Lo stesso vale per la ricerca e per i file esportati.

Timbrare con il lettore#

Che cosa si passa sul lettore#

Il lettore riconosce come timbratura solo due tipi di codice:

• il badge dell'app, un codice QR personale che identifica il collaboratore;
• il codice fiscale del collaboratore, letto dal codice a barre della tessera sanitaria.

Qualsiasi altro codice è trattato come un normale codice a barre di magazzino. L'entrata o l'uscita si decidono da sole: se il collaboratore non ha una presenza aperta, la scansione registra l'entrata; se ce l'ha, registra l'uscita. Non serve scegliere nulla.

Le regole#

1. L'entrata si registra solo se il collaboratore ha un turno in quella sede e in quell'orario, con una tolleranza di 30 minuti di anticipo. Vale per tutti i ruoli, Titolare e Responsabile compresi. I turni si impostano nella scheda Turni.
2. Chi ha già un'entrata aperta in un'altra sede (da meno di 16 ore) non può timbrare qui senza aver prima timbrato l'uscita: una persona è in una sola sede alla volta.
3. L'uscita non ricontrolla il turno: chi finisce dopo l'orario previsto può timbrare comunque.
4. Due scansioni ravvicinate non aprono due entrate né chiudono due volte la stessa presenza.
5. La durata è la differenza tra uscita ed entrata.
6. L'orario della scansione viene accettato anche se il lettore era senza collegamento, ma non può essere nel futuro oltre 5 minuti né più vecchio di 48 ore: in quel caso la timbratura non viene registrata.

Gli avvisi#

Ogni timbratura produce un avviso a comparsa in tempo reale, in qualunque pagina del programma sia aperta.

Che cosa fare se la timbratura è rifiutata#

Il pulsante Aggiungi#

Il pulsante Aggiungi non apre nessuna maschera: mostra l'avviso «Usa il lettore Barcode/QR per timbrare le presenze».

Problemi frequenti#

Voci correlate#

• Personale
• Turni
• Anagrafica del personale
• Lettore di codici a barre