Collegare una conversazione a un cliente o a un fornitore
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Una conversazione può essere collegata a una persona della rubrica: un cliente (Clienti) oppure il referente commerciale di un fornitore (Aziende fornitrici). Il collegamento fa comparire il nome vero al posto del numero, permette di aprire la scheda con un clic e riunisce in una sola riga le chat dello stesso cliente su canali diversi (Elenco delle conversazioni).
Una chat è collegata a un cliente o a un fornitore, mai a tutti e due: collegarne uno toglie l'altro.
Indice
Il collegamento automatico#
Il programma prova a collegare da solo, confrontando il numero di telefono (con o senza il prefisso +39):
| Quando | Che cosa succede |
|---|---|
| Un contatto scrive per la prima volta su WhatsApp (Personale o Aziendale) | Se in rubrica c'è un cliente con quel numero, nel telefono delle chiamate o in quello di WhatsApp, la chat viene collegata. Se i clienti con quel numero sono più d'uno, vince quello modificato più di recente |
| Si crea o si modifica un cliente in rubrica con un telefono | Le chat ancora non collegate con quel numero vengono collegate a lui |
| Una persona prenota online e il numero corrisponde a una chat | La chat viene collegata al cliente della prenotazione |
Il collegamento automatico non sovrascrive mai un collegamento già presente, né quello fatto a mano. Si basa sul numero di telefono: le chat di Instagram, Facebook, Telegram ed email in pratica si collegano a mano.
Collegare a mano#
- Si clicca con il tasto destro sulla conversazione e si sceglie Associa a Cliente / Fornitore (la voce compare solo se la chat non è già collegata, Silenziare, bannare ed eliminare una conversazione). In alternativa, dentro la chat si preme il pulsante con la figura di persona («Profilo contatto») in alto a destra.
- Si apre la finestra «Collega questa chat» con due schede: Cliente (selezionata ogni volta che si apre) e Fornitore.
- Nel campo di ricerca si scrive per cercare. Poi si clicca la persona giusta.
Scheda Cliente. Il campo ha il suggerimento «Cerca per nome o telefono...». Ogni riga mostra le iniziali, nome e cognome e il telefono (o «Nessun telefono»). L'elenco è in ordine alfabetico e si carica a blocchi scorrendo, fino all'ultimo cliente. Una sola lettera non viene cercata (l'elenco resta completo), mentre una sola cifra sì.
Scheda Fornitore. Il campo dice «Cerca referente, ruolo o azienda...». L'elenco contiene i referenti commerciali dei fornitori, uno per riga: nome e cognome, e sotto «ruolo · azienda» (oppure il telefono, oppure «Referente commerciale»). La ricerca vale per nome, ruolo, azienda e telefono. Un fornitore senza referenti non compare: i referenti si inseriscono nella scheda del fornitore (Aziende fornitrici).
Dopo il clic:
- compare per 3 secondi la notifica verde «Contatto associato con successo!», la finestra si chiude e l'elenco si aggiorna;
- se non riesce compare per 5 secondi la notifica rossa «Errore durante l'associazione.» e la finestra resta aperta.
Si chiude anche con la × o con un clic fuori dalla finestra; il tasto Esc non la chiude.
Che cosa cambia dopo#
- Il nome della riga diventa quello del cliente (o «Mario Rossi (Cosmetici Srl)» per un referente).
- Se la stessa persona ha altre chat collegate (per esempio WhatsApp e Instagram), le righe si fondono in una sola, con i tondini dei canali sovrapposti.
- Il cliente diventa visibile anche nelle sedi in cui la chat è visibile (per esempio quando il contatto scrive a un numero condiviso tra due sedi) (Mappa sedi e sede attiva).
- I messaggi e le cartelle restano dove sono: il collegamento non sposta né cancella nulla.
Aprire la scheda#
Per una chat collegata:
- Clic destro ▸ Scheda Cliente (o Scheda Fornitore), oppure
- il pulsante con la figura di persona nell'intestazione della chat, se la chat è collegata a un cliente. Per un referente di fornitore la scheda si apre dal clic destro.
La scheda del cliente è una finestra larga che si chiude con la ×, con un clic fuori, con Chiudi o con Esc:
- in alto: avatar, nome, telefono, email, età (calcolata dall'anno di nascita, quindi può essere sfasata di un anno) e il canale della chat;
- una fascia con quattro dati: Speso Totale (fatturato registrato), Punti Fedeltà (con «Card: attiva/non attiva», Punti fedeltà), Ultima Visita (o «Nessuna») e Barbiere Preferito (o «Nessuno»: quello scelto a mano nella scheda del cliente, altrimenti il collaboratore da cui è andato più spesso);
- se il cliente ha allergie o patologie cutanee registrate, una striscia di pillole colorate: rosse per le allergie, ambra per le patologie. Se sono molte si scorre con le frecce che compaiono ai lati;
- Dettagli anagrafica: telefono WhatsApp, telefono chiamate, email, canale di acquisizione, privacy e consensi («Consenso OK» oppure «Da acquisire») e codice fiscale («Non registrato» se manca).
È una scheda di sola lettura: per modificare un dato si va in rubrica (Clienti).
La scheda del fornitore mostra nome del referente, ruolo, azienda, telefono ed email (con «Non specificato» dove manca un dato). Nell'intestazione compare «Scheda Fornitore» e un codice breve.
In fondo a entrambe: Scollega da questa chat (a sinistra) e Chiudi.
Scollegare#
Due modi, entrambi per tutti i ruoli e senza conferma:
- Clic destro ▸ Scollega Cliente (o Scollega Fornitore): compare per 3 secondi «Associazione cliente rimossa» (o «Associazione fornitore rimossa»).
- Dalla scheda ▸ Scollega da questa chat: compare «Cliente scollegato con successo» (o «Fornitore scollegato con successo») e la scheda si chiude.
Lo scollegamento toglie il legame soltanto sulla chat: il cliente o il fornitore in rubrica restano come sono. Se si scollega una riga unica di un cliente, il legame cade su tutti i suoi canali e la riga si divide di nuovo in una riga per chat. Se l'operazione non riesce, compare una finestra del browser con la scritta «Errore:» seguita dal motivo.
Se si scollega una chat collegata automaticamente, il programma non la ricollega da solo finché il cliente non viene modificato in rubrica: salvando di nuovo la scheda con quel numero, il collegamento automatico torna.
Cosa fare se...#
| Situazione | Che cosa fare |
|---|---|
| Il cliente non compare nella ricerca | Si scrive una parte del nome o del telefono (almeno due lettere). Se non c'è, va creato prima in rubrica (Clienti) |
| Il fornitore non compare | La scheda Fornitore elenca solo i referenti: si aggiunge un referente nella scheda del fornitore |
| La chat non si è collegata da sola | Funziona solo da un numero di telefono già presente in rubrica e solo per le chat senza collegamento; in caso contrario si collega a mano |
| Le due chat dello stesso cliente restano separate | Una delle due non è collegata a lui: si collega a mano |
| Compare «Errore durante l'associazione.» | Si riprova; se persiste, si ricarica la pagina e si controlla di essere connessi (Connessione a internet) |
| Voglio cambiare il cliente collegato | Clic destro ▸ Scollega Cliente, poi Associa a Cliente / Fornitore |